Es verdad que la gran cantidad de información que generan las empresas genera la necesidad de contratar una empresa experta en gestión documental, ya sea con organizaciones físicas o a través de softwares de gestión documental.
Un sistema de gestión documental es una herramienta que permite la clasificación, análisis, publicación y tratamiento de los documentos que son productos de los procesos internos de una empresa, sin importar si tiene un origen físico o digital.
Esta herramienta digital se convierte en una solución flexible para aquellas empresas que tienen ciertos problemas con los temas de gestión documental, aquellas que desean dinamizar los procesos internos y ayudar a que sean más rápidos y efectivos.
Además de la organización de los datos, estos softwares son también una herramienta útil para asegurar la seguridad de los archivos que se manejan dentro de la empresa.
¿Qué hace un software de gestión documental?
Estos software se dedican a la gestión de la información, es decir nos ayuda a catalogar la información según el criterio del experto en gestión documental.
Una de las mayores ventajas de este tipo de softwares, es que, al estar clasificada la información, los funcionarios de la empresa podrán acceder a ella mucho más rápido y conocer el historial de ciertos procesos en caso de ser necesario.
Otro dato importante del uso de estas herramientas es que los softwares de gestión, es que si algún funcionario realiza un cambio en algún archivo, se crea un historial de cambios, el cual no permite la pérdida del documento original.
Ventajas de los softwares de gestión documental
- Acceso rápido a toda la información de la empresa desde una sola plataforma.
- Ahorras tiempo y costos.
- Control estricto de la información y de cada archivo.
- Perfilación inteligente de cada usuario.
- Integración de las bases de datos ya existentes.
- Son herramientas que se adaptan perfectamente a las necesidades de la empresa.
Tipos de software de gestión documental
Gestor documental gratuito o Open source
Existe un amplio mercado dedicado al desarrollo de estas herramientas, es por eso que también existen opciones gratuitas conocidas como Freeware, aunque son herramientas de fácil acceso, el problema de usar estos software, es que no son tan flexibles para compañías con un amplio recurso documental, es decir, pueden tener un límite de capacidad de almacenamiento, o funciones reducidas.
Software documental de pago
Es común que las compañías prefieran los software de pago, principalmente porque existe mayor seguridad, es decir, no hay un riesgo de pérdida de información, entrega de información a terceros, entre otras cosas que sí pueden suceder con un software gratuito.
Existen varios tipos de software a los que las empresas pueden acceder, tanto en funcionalidades, como precios , para poder escoger uno que se ajuste perfectamente a las necesidades de la empresa, recomendamos obtener asesoría de un experto en gestión documental de archivo.
Software alojado en la nube
Otra forma de clasificar los softwares, es por su ubicación, los softwares basados en la nube, se refieren a aquellos que no necesitan una plataforma o un hardware específico para funcionar, de hecho los funcionarios pueden acceder desde cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar aplicaciones o la cantidad de documentos.
El único inconveniente con estos softwares es que la seguridad puede verse afectada en cualquier momento, es por eso, que recomendamos la instalación por parte de un experto, ya que puede realizar encriptaciones y maniobras de seguridad que garanticen la seguridad de los archivos.
Softwares privados
Con esto nos referimos a la instalación del software privado (que no es de fácil acceso para cualquier público)en cada computador de la compañía, es cierto que puede presentar una desventaja en la movilidad, ya que solo se puede acceder a él en las computadoras de la compañía, además, los fallos que se puedan presentar en el software deben ser arreglados por un técnico propio, lo que requiere un departamento de tecnología.
Una de las mayores ventajas de los software o programa de gestión documental de una empresa, en esta modalidad, es una apuesta segura por la seguridad le los archivos internos, sin importar su nivel de confidencialidad.
Es importante para las empresas, asegurarse que los softwares o servicios de gestión documental, cumplan con las políticas de gestión documental, lo cual asegurará el buen manejo de los datos internos de la empresa.
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