GESTIÓN
DOCUMENTAL

Diagnostico Documental

Verificamos y valoramos el estado actual de la gestión documental de su empresa en aspectos archivísticos, condiciones de infraestructura, tecnología, y herramientas con respecto al cumplimiento de la normatividad exigida por el Archivo General de la Nación AGN

Asesoría Documental

Orientamos y brindamos el mejor acompañamiento a nuestros clientes en el desarrollo e implementación de herramientas e instrumentos archivísticos, con el propósito de que los clientes obtengan el know how de las funciones de la gestión documental.

Organización Documental

Realizamos la intervención física del archivo mediante la asignación de personal calificado y con experiencia en los procesos de clasificación, limpieza y ordenamiento del archivo documental de las empresas, teniendo en cuenta las normativas exigidas por las entidades reguladoras.

Custodia de Archivo

Tenemos la infraestructura física y tecnológica para conservar, administrar y controlar la documentación de nuestros clientes, garantizando la seguridad y confidencialidad del archivo en custodia y con aplicativos de seguimiento de fácil acceso para nuestros clientes.

Digitalización de Documentos

Este proceso consiste en transformar la información de un documento físico a un soporte digital, esto con el fin de reducir el riesgo de perdida y daño de los documentos y optimizar tiempos de búsqueda de la información.

Consulta de Documentos

Facilitamos el acceso a la documentación en custodia por medio de correo electrónico, acceso a nuestros aplicativos en la nube o de manera física a través de nuestra red de transporte.

Instrumentos archivísticos

Diseñamos y levantamos las herramientas que favorecen el desarrollo de la Gestión Documental para garantizar la conservación de los documentos, la obtención de información relevante, evitar fugas de información y lograr facilitar el programa de Gestión Documental.

- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Tablas de valoración Documental (TVD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Cuadro de clasificación Documental (CCD)
- Plan institucional de Archivos (PINAR)

Destrucción de Documentos

Dar una disposición final adecuada a los documentos que ya han cumplido con el ciclo de vida de la información (nota: indispensable TRD y/o TVD)