Aunque las técnicas esenciales dentro de la gestión documental llevan aplicándose desde hace décadas, a lo largo de los últimos años ha ido evolucionando gracias a la implementación de las nuevas tecnologías.
Los sistemas avanzados de administración documental están hechos para integrar los documentos físicos, tanto internos como externos, con la gestión de archivos electrónicos, influenciando de manera positiva los procesos de negocio.
Por ese motivo, queremos ilustrar en el siguiente artículo qué es un sistema de gestión documental, sus principales tipos y los elementos claves que lo componen.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
Un SGD o sistema de gestión documental es un conjunto de herramientas, técnicas y procedimientos que se utilizan para organizar, almacenar, gestionar y controlar los documentos de una organización.
Este sistema puede incluir software especializados para la administración efectiva de documentos, así como también políticas y procedimientos para la creación, aprobación, distribución, acceso, almacenamiento, recuperación, conservación y eliminación de los documentos.
Entre las funcionalidades que puede ofrecer un SGD se encuentran la indexación automática de documentos, la gestión de permisos y acceso, la integración con otros sistemas de información, la automatización de flujos de trabajo, así como la generación de informes y estadísticas.
La implementación de un SGD requiere una planificación cuidadosa y una definición clara de los objetivos y requerimientos de la organización. También es importante considerar dentro del plan de gestión documental la formación, la capacitación de los usuarios, así como del personal encargado de la administración.
En general, busca mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión documental basándose en la organización, a fin de reducir los riesgos y los costos asociados, mejorando también la accesibilidad y la seguridad de los documentos.
Elementos de un sistema de gestión documental (SGD)
- Políticas y procedimientos: son una serie de documentos que establecen las normas y procedimientos para la creación, gestión, acceso, almacenamiento, conservación y eliminación de los documentos
- Software de gestión de documentos: se trata de la plataforma o aplicación informática que permite la gestión de los documentos, incluyendo la indexación, búsqueda, recuperación, almacenamiento, el control de versiones, automatización de procesos, entre otros.
- Infraestructura tecnológica (repositorios): hace referencia al hardware y software necesarios para soportar el SGD, como servidores, dispositivos de almacenamiento, redes, entre otros.
- Personal: es el grupo de colaboradores que se encargan de la administración y gestión del SGD, y tienen la responsabilidad de garantizar que los documentos estén organizados, disponibles para su consulta y bien asegurados.
- Usuarios: se encargan de acceder al sistema de gestión documental para buscar, recuperar y utilizar los documentos.
- Procedimientos de seguridad: es un elemento primordial que garantiza la seguridad de los documentos, así como la autenticación y la autorización de usuarios, además de la encriptación de datos, la administración de las copias de seguridad, entre otros.
- Capacitación y formación: en la organización debe existir programas de formación y capacitación para el personal que usa el SGD; de esta manera se asegura el uso efectivo tanto del sistema como de la documentación.
- Auditoría y monitoreo: son procedimientos y herramientas imprescindibles que permiten realizar un seguimiento y revisión periódica de la gestión de los documentos, para garantizar su integridad y seguridad.
Tipos de sistemas de gestión documental
Algunos de los tipos de sistemas de gestión documental (SGD) que existen incluyen:
SGD básico
Se trata de un sistema sencillo que se utiliza en la gestión documental de pequeñas empresas o en departamentos específicos de una organización. Se concentra en la organización y almacenamiento de los documentos, y puede incluir herramientas para la búsqueda y recuperación de información.
SGD empresarial (EDM)
Es un sistema más complejo que se emplea en grandes empresas o en organizaciones que manejan altos volúmenes de documentos. Incluye herramientas avanzadas para manejar documentos como la indexación automática, el control de versiones, monitorización, administración de flujos de trabajo, destrucción segura de documentos, entre otros.
SGD colaborativo
Es empleado principalmente en equipos de trabajo que necesitan compartir y colaborar en la creación, verificación y aprobación de documentos. Está acondicionado con una serie de instrumentos de colaboración, gestión de permisos y accesos, para garantizar la seguridad y privacidad de la información.
SGD de gestión de registros (RMS)
Funciona especialmente para la gestión de documentos que tienen valor legal o administrativo, como registros contables, contratos, actas de reuniones, base de datos, registros médicos, entre otros. Están diseñados para asegurar la autenticidad, integridad y conservación de los documentos a largo plazo.
SGD de gestión de contenido (ECM)
Permite el manejo de documentos y otro tipo de contenidos digitales como imágenes, videos, correos electrónicos y redes sociales. Contiene una serie de elementos para el manejo de metadatos, la búsqueda y recuperación de información, así como la automatización de procesos.
Pasos para la gestión documental
- Captura: es el proceso de registrar y digitalizar documentos en el sistema.
- Indexación: se refiere a la asignación de etiquetas y metadatos a los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.
- Almacenamiento documentos y archivos digitales: este debe hacerse en un lugar seguro y accesible de preferencia en la nube.
- Gestión de versiones: el cual debe facilitar el rastreo y la gestión de múltiples versiones de un documento, a lo largo del tiempo.
- Control de acceso: está hecho para administrar los permisos de acceso y de seguridad de los documentos, limitándolo solo a usuarios autorizados.
- Flujo de trabajo: en este paso se debe ser capaz de automatizar y gestionar los flujos de trabajo en toda la empresa, incluyendo la revisión y aprobación de los documentos.
- Búsqueda y recuperación: esta debe permitir que se efectúe de manera rápida y eficiente.
- Retención y disposición: en este punto se controla la retención y destrucción de los documentos, en conformidad con los requisitos legales y reglamentarios; siendo este uno de los beneficios de las tablas de retención documental.
En general, la búsqueda de documentos tradicional, supone una gran pérdida de esfuerzos, por ese motivo es necesario que cada empresa u organización cuente con sistema de gestión documental eficiente, que le permita sacar el máximo provecho de los recursos, de sus colaboradores y de su posición en el mercado.
Si quieres saber más al respecto, ponte en contacto con nuestros expertos en gestión documental.
