Al momento de realizar o poner en práctica una estrategia de gestión documental, es necesario contar con las herramientas necesarias,que se adapten a las necesidades de la empresa.
Las tablas de valoración documental son una de las herramientas utilizadas en los procesos de gestión, las cuales facilitan el manejo y análisis de las series documentales, disponibles dentro de la empresa.
Con estas tablas, el profesional de gestión puede realizar una revisión más organizada y objetiva de los documentos para llevar a cabo el proceso de archivo, además se debe tener en cuenta que las normas de gestión y archivo documental requieren que se haga uso obligatorio de ciertas herramientas y programas para garantizar que los procesos son transparentes y legítimos frente a la ley y políticas establecidas.
¿Qué es una Tabla de Valoración Documental TVD?
Una tabla de valoración documental es una herramienta para la administración de documentos, la cual se presenta en forma de un listado llamado serie documental, estos se generan a partir de los criterios del profesional que esté llevando a cabo la organización y clasificación documental de la empresa, y las necesidades de la misma.
A partir de las series documentales se le asigna a los documentos un tiempo de permanencia y su colocación final.
Este proceso de valoración documental y disposición final de los documentos es planteado por el Archivo General de la Nación de la siguiente forma: Los documentos no aprobados y organizados (conocidos como fondo acumulado) pasan a un proceso de análisis profesional, llevado a cabo teniendo en cuenta las normas nacionales de transparencia, y las directrices internas de la empresa; luego del proceso de organización se obtiene como resultado la tabla de valoración documental.
¿Cuáles son los beneficios de las tablas de valoración (TVD)?
- Facilita la búsqueda de información dentro del archivo.
- Son elementos vitales al momento de realizar inventarios documentales.
- Ayudan a racionalizar la producción de documentos dentro de la empresa.
- Facilita el acceso y control a documentos que cuentan con mucho tiempo en el archivo.
- Garantizan la correcta elección y conservación de documentos e información de la empresa.
- Son un apoyo en los procesos de digitalización documental.
- Se convierten en la guía del área de archivo para el manejo de la información.
Información a tener en cuenta para definir el destino de los documentos
Ya que los instrumentos archivísticos para la gestión documental, por lo general ayudan con la jerarquización de la información así que es importante tener en cuenta qué tipo de información es la que resalta el valor de un documento.
- Valor primario: En estos se tiene en cuenta el área de origen de la información, el nivel de soporte en temas de transparencia y legalidad o información financiera relevante.
- Valor secundarios: Estos datos son los que pueden usarse como la reconstrucción de las actividades de la empresa.
Según el programa de gestión documental de una empresa, los formatos pueden cambiar de valores o importancia, también los procesos de presentación y almacenamiento de los archivos, bien sea un archivo centralizado, descentralizado o mixto, puede variar, es por eso que el uso de este tipo de instrumentos y su relevancia en los procesos puede cambiar de una empresa a otra, sin embargo, aquí puedes descargar un ejemplo de tabla de valoración documental, publicada por el Ministerio de educación de Colombia.
Para aplicar esta herramienta de forma correcta y eficiente, recomendamos la intervención de un profesional en gestión documental, conoce los servicios que Advanz tiene disponible para ti.
