Un cuadro de clasificación documental es una herramienta fundamental para organizar las funciones y actividades de cualquier empresa; gracias a que, permite ordenar los documentos de archivo dentro del espacio físico para su preservación provisional o definitiva.
Este instrumento técnico no solo refleja la distribución de un archivo con base en las atribuciones y labores de cada departamento, también da lugar a la comprensión y utilidad de los mismos; mediante los procesos de organización preestablecidos, la identificación y el seguimiento de principios clasificatorios.
¿Qué se entiende por cuadro de clasificación documental?
Un cuadro de clasificación documental (CCD), o esquema de clasificación documental, es un instrumento archivístico y lógico que se manifiesta en el listado de todas las series y subseries documentales; con su respectiva codificación, asignada por el Archivo General de la Nación.
Este esquema jerárquico permite la clasificación y descripción de las distintas agrupaciones documentales, también las funciones que promueven la creación y recepción de documentos. Se trata de un método que ordena intelectualmente los datos adquiridos, situando los documentos con sus relaciones para constituir lo que se denomina “expediente”.
Un CCD es capaz de facilitar la búsqueda de un contenido, pues evita inconexiones y duplicidades al consultar el fondo de la empresa.
Cuadro de clasificación documental, ejemplo
Existe un sin número de cuadros de clasificación documental en los que se pueden observar secciones, subsecciones, series, subseries y códigos asignados; pero no todos cumplen con las pautas asignadas por el Archivo General de la Nación.
Fases para la elaboración del CCD
Primera etapa
- Identificación de las características institucionales para el establecimiento de categorías jerárquicas.
- Jerarquización conforme a las relaciones entre cada una de las categorías propuestas.
- Codificación de todos los niveles jerárquicos.
Segunda etapa
- Verificar con la institución la clasificación que se ha propuesto.
- Suministrar el cuadro en la organización del archivo.
- Elaboración del material de utilización.
- Conformar el cuadro por documentos producidos en la empresa de acuerdo a sus funciones.
- El cuadro debe estar regido en las funciones de la entidad, cuya permanencia asegure una clasificación segura y estable.
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