Son muchos los documentos que se usan a diario en una oficina de cualquier índole, algunos con mayor prioridad que otros y es a través de la transferencia documental que esto se ve reflejado, este proceso protege y valora todos los archivos por medio de la frecuencia de consulta del operador.
Este es un procedimiento que sitúa a los documentos en un archivo de forma cronológica, esto quiere decir que da mayor valor a los documentos que son utilizados con mayor frecuencia, por lo que, los muestra en una primera serie y aquellos que, luego de un plazo estimado de tiempo, no han sido empleados los guarda y protege, pero en archivos históricos, no en los centrales.
A lo largo de este artículo, te invitamos a conocer un poco más sobre este procedimiento, que resulta de gran utilidad dentro del campo laboral, permitiendo evitar la congestión de los archivos, así como disponer de mayor control, gestión y custodia de los documentos de alto valor institucional.
Tipos de transferencia documental
Existen dos tipos de transferencia de documentos, por un lado, está la transferencia primaria y por el otro la secundaria:
Primaria
Esta hace referencia al traspaso de los archivos de oficina hacia los archivos centrales, esto con el objetivo de prevenir pérdidas y orientarse siempre a la conservación.
En este tipo de transferencia, se llevan a cabo cierta serie de pasos para lograr el traspaso de archivos, siendo los siguientes:
- Se clasifican los documentos de acuerdo a su procedencia.
- Luego, se procede a hacer una limpieza documental basada en los objetivos previamente definidos.
- El material de metal debe ser eliminado para que se pueda llevar a cabo la conservación documental.
- Saber qué material está en malas condiciones, bien sea que tenga hongos, manchas, rupturas u otros, de manera que se pueda separar del que está bueno, de lo contrario, todo se dañará por el contacto.
- Realizar la foliación, para que sea más fácil el orden, control y consulta.
- Distinguir las carpetas para identificarlas con la información de la institución.
- Hacer el respectivo legajado.
- Comprobar la limpieza y foliación de todos los documentos, se procede a empacar de una manera que no haya deterioro en los mismos.
- Hacer el inventario.
Secundaria
Cuando hablamos de este tipo de traslado, se hace referencia a cuando se pasa del archivo central al histórico. Se realizan frecuentemente para finalizar la valoración de documentos dentro de las instituciones, de esta manera, proteger esos archivos, que tienen un valor específico.
Ámbito de aplicación
Este tipo de procesos organizativos son una herramienta de utilidad que se puede aplicar en muchos ámbitos de la cotidianidad, algunos son los siguientes:
- Bibliotecas nacionales o regionales
- Universidades
- Administración pública
- Empresas privadas
Aunque en empresas privadas y oficinas independientes, este procedimiento puede ser realizado directamente, en el caso de las empresas públicas debe hacerse basado en instrumentos archivísticos, tales como las tablas de retención o valoración.
¿Cuál es el procedimiento para una transferencia documental en una empresa pública?
Para lograr una adecuada transferencia documental dentro de una empresa pública, se requieren de cuatro elementos básicos, que son los siguientes:
- Una tabla de retención documental.
- Una tabla de valoración documental.
- Creación de un inventario de documentos.
La respectiva transferencia podrá llevarse a cabo única y exclusivamente luego de que tengan un periodo retentivo específico y que a su vez estén cerrados, además, esta procede por serie y/o sub series de documentos. Ese tiempo de retención inicia desde el momento en que hubo finalización de un trámite.
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Beneficios de la transferencia documental
El principal beneficio de la transferencia documental, es la organización de documentos efectiva dentro de la empresa, pero también existen otros beneficios como:
- Permite mayor agilidad y rapidez al momento de realizar una consulta de cualquier archivo.
- No se genera acumulación de archivos en un mismo lugar.
- Permite la conservación de documentos, sin que estos se reflejen en el archivo central.
- El tiempo de inversión en buscar un archivo será inferior y por ende, se generará a corto y largo plazo una productividad mayor.
- Dan garantía de un acceso informativo oportuno.
- Los costos pueden disminuir, pues hay ahorro de espacio que puede ser utilizado con otro fin, además de disminuir las fotocopias e impresiones.
- Se disminuyen los riesgos de extravío de archivos de gran importancia institucional.
- Muchos documentos pueden ser preservados por periodos de tiempo más largos.
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¿Por qué es importante la transferencia documental?
Su objetivo principal es prevenir, disminuir la acumulación documental dentro de los archivos de las oficinas públicas y privadas, trasladándolas a zonas que no son de uso frecuente, sin que sean desechadas, pues disponen de un valor preciso, motivo por el cual se le identifica adecuadamente.
Ahora que ya conoces en qué consiste este proceso y lo valioso que es su aplicación, si buscas optimizar los procesos de tu empresa y tener un mayor control de la documentación, recuerda que puedes dejar esta gestión documental en nuestras manos.
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