Hace no muchos años, la digitalización de los documentos se veía como parte de los modelos de negocio del futuro y desde ese momento, las empresas lo han visto como una ventaja competitiva por sobre su competencia directa.
En los últimos años, estas mismas empresas lo han dejado de ver como un lujo o algo del futuro, por ser una necesidad digital que les ayude a gestionar con mayor eficiencia sus procesos, por lo que, si quieres conocer un poco más del tema y sus ventajas, quédate con nosotros hasta el final de este artículo.
¿Qué es gestión documental?
La gestión documental consiste básicamente en el proceso de almacenar, organizar y simplificar los documentos de una empresa u organización, para que de esta forma puedan ser localizados de manera sencilla por aquellas personas que necesiten de ellos, como el departamento de recursos humanos, abogados o afines.
Este conjunto de procesos se llevan a cabo para poder gestionar cualquier tipo de documentos que llegue a la empresa; es decir, desde un documento físico, hasta uno que haya llegado a través de la web; sin embargo, lo que cambia es la forma de almacenarlo o gestionar el proceso.
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Independientemente del tamaño de la empresa, esta es una acción de suma importancia puesto que, de esta forma es posible agilizar los procesos y los tiempos de los mismos. Para ello, se utiliza un software que se encarga de controlar dicho contenido.
Tipos de gestión documental
Existen diferentes tipos de gestión documental; sin embargo, todos cuentan con características diferentes, entre estos puedes encontrar:
- Sistema de tratamiento de imágenes de documento, es ideal para aquellas personas que quieren modernizar su empresa, aunque este sea un sistema bastante sencillo que consiste en un dispositivo de escaneo y un sistema de software. Con esta herramienta, el personal puede acceder rápidamente a copias digitales con tan solo un par de clics. Es un sistema que se basa en el reconocimiento óptico de caracteres bastante sofisticado.
- Sistema de almacenamiento de registros; estos, se basan principalmente en la nube y permiten a los usuarios el poder almacenar documentos y facilitar la búsqueda de los mismos y que las empresas suelen personalizar para mejorar la experiencia de sus empleados.
- Sistema de gestión de contenido, es conocido por ser uno de los más completos sistemas de gestión documental archivo y se utiliza básicamente para gestionar contenido netamente digital, sin importar su origen o el tipo de documento.
- Sistema de gestión del flujo de trabajo, también forma parte de la gestión documental, estas son conocidas como WFMS y permiten diseñar diferentes reglas que asignan tareas automáticas a los documentos que hayan sido creadas WFMS. Es ideal para programar una gran cantidad de recordatorios o tareas.
- Gestión de contenidos empresariales, son conocidos como ECMS y el mismo, es el que cuenta con mejor reputación entre los sistemas de gestión documental y archivística. Son utilizados para gestionar cualquier tipo de documento digital, además de estar centrados en el flujo de trabajo.
Los ECMS básicamente se encargan de mejorar la gestión y eficiencia de los empleados, ayudándolos a gestionar de mejor manera el flujo de trabajo de tu empresa y de esta forma, reducir los errores.
Procesos de la gestión documental
Los procesos de gestión documental también son conocidos como Document Management System y como su nombre lo dice, son aquellos que se encargan de usar una cantidad de procesos determinados, para poder administrar el flujo de los documentos internos y externos de una empresa.
El proceso de la gestión documental comienza con la incorporación de los documentos y a lo largo de este paso, se intenta seleccionar los documentos que son necesarios capturar.
Luego vamos con el registro, este tiene como finalidad el poder agregar de manera formal aquellos documentos seleccionados, esto se hace a través de un identificador e información descriptiva.
Luego pasamos a la clasificación, y se refiere a las técnicas administrativas que permiten organizar en orden de importancia aquellos documentos, en este punto, también se encargará de agrupar los mismos sin importar su origen, soporte o destino.
Ahora pasamos al almacenamiento, el momento en el que los documentos se preservan de forma original e íntegra y que además, al almacenarse, se deben dejar disponibles para todos los empleados la cantidad de tiempo que sea necesario.
En este punto, llegamos a los accesos al documento y su finalidad es la de regular quien puede tener acceso a la documentación, bajo qué circunstancia se generan los cambios en dichos documentos y básicamente en controlar los permisos.
En el sistema de gestión documental se encuentra la “trazabilidad” y ella se encarga del margen de seguridad que deben tener las empresas en cuanto a los documentos que se archivan; además, también garantiza que los documentos sean localizados en el momento que se necesiten y se ejecuten las tareas pertinentes.
Para finalizar, se encuentra la “disposición” y es la cantidad de tiempo en el calendario que está previsto que se mantenga un documento dentro de los archivos de la empresa. Este calendario incluye la eliminación, la conservación y el traslado de los archivos.
Complementa esta información en: ¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?
Importancia de la gestión documental
Como debes suponer, la gestión de documentos trae consigo muchos beneficios para tu empresa; entre ellos se encuentra una mejor organización. En el software de gestión documental se pueden resguardar archivos digitales de forma rápida y sencilla y además, podrán estar a la mano de quien los necesite y completamente resguardados.
La importancia de la gestión documental se traslada también hasta la organización, que a su vez, trae consigo la oportunidad hacer un uso más adecuado de los espacios; además, de un ahorro importante en el tiempo que invierten tus empleados en esta única tarea, lo que se traduce en una mejor optimización y mejor productividad.
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