Desde que se abrió paso al desarrollo de diversos sistemas para la gestión de documentos, se han obtenido excelentes resultados en cuanto al manejo y almacenamientos de la información. Sin embargo, gracias a la tecnología actual es posible mejorar la gestión documental a través del control de versiones.
Hoy queremos que conozcas un poco más sobre el control de versiones para que puedas aprovechar aún más las mejoras que estos pueden ofrecerte en el proceso de gestión documental de tu empresa.
¿Qué es el control de versiones en el proceso de gestión documental?
Cuando hablamos de control de versiones, estamos haciendo referencia a todas las prácticas a través de las cuales se realizan cambios o modificaciones, ya sea en documentos, programas o archivos, sitio web o cualquier otro que contenga información.
Tales modificaciones son efectuadas de manera automatizada por el control de versiones, mismo que ha de ser respaldado por un programa o sistema de gestión documental eficaz, que permita filtrar el momento, las personas y el modo en el que se realizarán los cambios según como lo desees.
Lo que se busca con el control de versiones de documentos es contar con un registro de cada uno de los cambios que se ejecuten en los mismos. De esta manera es posible saber de forma precisa cuál es la versión de un documento que se actualizó más recientemente y, de ser necesario, regresar a una versión anterior de manera rápida y simple, en caso de que se haya presentado alguna falla.
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Herramientas de control de versiones
Las herramientas de control de versiones son las siguientes:
Notificaciones sobre los cambios
Tal como lo indica su nombre, con esta herramienta se notifican los cambios que se han realizado en los documentos, lo cual es sumamente beneficioso para los sistemas de gestión de documentos.
De esta manera, las personas que trabajan con los documentos serán informados de cuando estos sean alterados, ya sea porque se ha ejecutado algún cambio o porque los mismos han sido terminados. Así, se facilita el trabajo al equipo, volviéndolo más productivo.
Seguimiento de los cambios
Podría decirse con seguridad que el núcleo del control de versiones es precisamente los cambios. El seguimiento de cambios dependerá en gran medida del sistema de gestión documental con el que cuentes, ya que conforme al que poseas, te será mostrado desde qué letras han sido modificadas dentro del documento hasta la fecha y hora exacta en el que se ha realizado la última modificación.
La importancia de esta herramienta es enorme, sobre todo cuando varias personas trabajan sobre un mismo documento, pues de este modo les es posible ver cuáles han sido los aportes de cada uno.
Aunado a ello, con esta herramienta podrás tener acceso a alguna versión anterior, así como recuperar información que hayas perdido.
Historial de versiones
Esta herramienta consiste en un historial, en donde se tiene registro de cada una de las versiones que se han hecho en un documento.
Dependiendo del software de gestión documental con el que trabajes, se podrá obtener un historial de versiones limitadas o ilimitadas; este punto es muy importante, pues quiere decir que llegado el momento en que las versiones de un documento alcancen el límite que les es permitido, se dará pasó a eliminar las versiones más antiguas, de forma que no podrás recuperarlas.
Comparación de los documentos
Debes asegurarte de que este sea parte de las funcionalidades de tu programa de gestión documental. La utilidad de la misma radica en que podrás ver dos o más versiones diferentes de un mismo documento para notar las diferencias y evaluar las potencialidades de cada una, de tal forma que optes por la que más te convenga, ahorrándote el proceso de hacer esta comparativa de manera manual.
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Control de versiones en gestión documental ¿Cómo llevarlo a cabo correctamente?
Veamos el paso a paso que deberás seguir para llevar a cabo correctamente el control de versiones en la gestión documental.
- Archivar el documento
El documento puede ser archivado a través de una amplia variedad de entradas, es decir, desde carpetas, escáner, correos electrónicos, entre otros. Lo relevante aquí es ahorrar tiempo automatizando el proceso para que el usuario no tenga necesidad de teclear.
Esto será posible a través del empleo de una plantilla intermedia de reconocimiento, la cual permite extraer fácilmente los datos, así como realizar el índice de los metadatos o mediante la adquisición de un sistema Intelligent Indexing, el cual agiliza el archivado de documentos.
- Disposición del documento como disponible
Una vez que el documento ha llegado al archivador, se procede a habilitar la opción correspondiente al control de cambios. En este paso, es posible hacer una configuración que permita la creación automática de nuevas versiones o, hacerlo de la forma tradicional; es decir, establecer cuál es la versión vigente manualmente.
De este modo, el documento pasará a mostrarse como disponible para aquellas personas a las que se les ha permitido su acceso.
- Iniciación del flujo de trabajo
Consiste en establecer la automatización del proceso para que el grupo de usuarios pueda efectuar las acciones pertinentes sobre el documento. Esto puede lograrse mediante la personalización de las tareas una vez que se han configurado las instancias del flujo.
- Envío de solicitud
En resumen, esta opción se basa en generar tareas personalizadas en cualquier momento, logrando tener acceso incluso a las tareas pendientes, además de poder hacer un seguimiento de las solicitudes que han sido enviadas, así como el estado en el que se encuentran.
- Gestión de las versiones
En este paso, se puede bloquear y desbloquear la opción que permite editar el documento, esta sería una gestión manual de las versiones. Con dicha opción se evita que varios usuarios editen el documento a la vez, cada uno pasando sobre los cambios del otro.
De este modo, una vez que se termine de editar, el archivo se guarda y se generará la nueva versión, pudiendo revisar todo el historial de versiones, quedando así desbloqueado el documento para que otros usuarios efectúen los cambios que se requieran.
Si tu empresa genera grandes cantidades de documentos, entonces es momento de que implemente un sistema de control de versiones para la gestión documental.
En Advanz Logistics contamos con los profesionales capacitados para ayudarte en la aplicación adecuada de este y otros procesos de gestión documental, contáctanos para ayudarte a agilizar los procesos de tu empresa.
