En la actualidad, las empresas apuestan por el proceso de digitalización documental, pues hacerlo se ha vuelto una necesidad para mejorar y simplificar el funcionamiento de sus procesos internos.
Dado que ahora más que nunca las empresas producen grandes cantidades de documentos, resulta muy complejo mantener en orden innumerables lotes de carpetas, por ello, la digitalización de documentos se ha presentado como una mejor forma de gestionarlos, logrando que la información sea más accesible.
¿Cómo iniciar un proceso de digitalización empresarial?
Empezar el proceso de digitalización empresarial implica estar atento a cada uno de los siguientes pasos que garantizarán el éxito del mismo:
Determinar cuál es la estructura documental
Este paso implica definir los campos de indexación que son requeridos con el propósito de ubicar rápidamente la información que se ha de digitalizar. Aquí deben tenerse en cuenta dos tipos de indexación: los que corresponden a la parte general del expediente y los que son específicos según el tipo de documento.
Diseñar la prueba de concepto
La prueba de concepto debe ser realizada en el programa que se emplea para la consulta de los documentos. Esta consulta tiene por objetivo la verificación de la operatividad de las estructuras documentales que estarán a cargo de un usuario final.
Expurgación de la información
Mediante este proceso se hace una selección minuciosa de aquellos documentos que se eliminarán debido a que han perdido su importancia y valor histórico. Aunado a esto, en esta fase también se realiza una limpieza física de los documentos, sacando las hojas de las carpetas, separando las hojas, quitando las grapas y clips, todo esto para poder realizar el escaneo de las mismas.
Clasificación de los documentos
Lo que se hace en este paso es realizar una separación de los documentos, para posteriormente cargarlos de manera sencilla en los scanners especializados.
Escanear los documentos
Este proceso básicamente lo que hace es colocar los documentos ya clasificados en el scanner para que se obtengan las imágenes digitalizadas.
Exportar al sistema de gestión estandarizada de documentos
Este paso se realizan 3 actividades:
- Se genera un layout de carga que sea ideal para el sistema.
- Se realiza la carga de los distintos documentos junto con sus metadatos dentro del sistema.
- Se supervisa que se haya cargado correctamente la información.
Realizar la consulta de los documentos que se encuentran en el sistema de gestión estandarizada de documentos
Este paso es imprescindible para la verificación de la calidad de la información, razón por la cual debe efectuarse desde el momento en el que ha generado el primer grupo de información digitalizada.
Factores a tener en cuenta en la digitalización documental empresarial
Hay diversos factores que deben considerarse al momento de realizar la selección de los documentos que se desean digitalizar. Estos son principalmente el estado físico en el que se encuentren dichos documentos, así como el valor tanto investigativo como histórico que los mismos presenten. La importancia legal, la vigencia y qué tan relevantes sean estos, son otros aspectos a considerar.
Aunado a lo anterior, es imprescindible que no se pasen por alto las normas en cuanto a digitalización de documentos que maneje el país donde resides, pues esto garantiza la validez legal con respecto a la información.
Otros factores a considerar en el proceso de digitalización de documentos tienen que ver con el tamaño del papel del documento, así como la resolución que se requiere para que la información digitalizada se presente de forma clara.
Otros aspectos son:
- La frecuencia con la que se consulta, se manipula y se reproduce la información seleccionada.
- La cantidad de documentos que se desea conservar a largo plazo.
- Aquellos documentos que contengan gran volumen de información.
Ventajas de implementar la digitalización de documentos
Son muchas las ventajas que trae consigo el proceso de digitalización de documentos en las empresas. Algunos de los más significativos son:
Mayor protección de los datos o información
No es un secreto que la información que se encuentra plasmada en papel es vulnerable; debido a que se expone a diversos factores externos que atenta contra su durabilidad, como puede ser la humedad y el mismo paso del tiempo que deterioran el papel.
De allí la importancia de digitalizar la información, pues esta puede ser archivada en la nube, diversos servidores, así como memorias externas o internas que facilitan su conservación.
Disminución del espacio físico
Esta es una ventaja muy importante, ya que los documentos y archivos impresos demandan mucho espacio físico. Aplicando el proceso de digitalización de documentos puede emplearse ese espacio para otros propósitos que beneficien más el área de trabajo.
Incremento de la productividad
Esta es otra de las ventajas del proceso de digitalización de documentos. Debido a que la digitalización se vale de la integración tecnológica, el personal podrá demostrar un mejor manejo de la información, pues se simplifican las búsquedas, mejorando así la productividad y la calidad del trabajo.
Mayor sostenibilidad ambiental
El impacto que causan las empresas que emplean enormes cantidades de papel es negativo. La digitalización documental es un proceso que fomenta el ahorro en el consumo de papel, de forma que se minimice lo más que se pueda la impresión de documentos. De esta forma, la empresa ahorra y contribuye al cuidado del medio ambiente.
Acceso a la información mediante distintos dispositivos electrónicos
Esta es otra ventaja que en la práctica resulta muy beneficiosa, pues se puede acceder a la información incluso desde dispositivos móviles, ofreciendo además medidas de seguridad que permiten filtrar el acceso a los documentos.
Mejor gestión del tiempo al momento de consultar los datos
Mientras que con los archivos físicos hay un mayor riesgo de desorden y, por tanto, más pérdida de tiempo al consultar los datos, con un archivo digital los resultados de las búsquedas se obtienen de manera más inmediata, optimizando así las respuestas rápidas para acceder a la información exacta.
Mayor desarrollo de competencias tecnológicas
Con el proceso de digitalización de documentos, los equipos de trabajo en las empresas desarrollan mayores habilidades y competencias en el ámbito tecnológico, lo cual ayudará a que aumente el desarrollo profesional dentro de las compañías.
Hasta aquí te hemos mostrado los rasgos más generales que debes conocer sobre el proceso de digitalización de documentos. En Advanz Logistics nos especializamos en la gestión documental, entre otros servicios como la impresión digital, logística y transporte o email marketing; además, contamos con las mejores herramientas para orientar el proceso de transformación digital tan importante para una empresa.
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