La digitalización documental es un mecanismo que lleva varios años aplicándose tanto en las pymes como las grandes organizaciones, con el objetivo de alcanzar niveles óptimos de eficiencia y productividad.
Aunque adaptarse a la gestión y organización digital de documentos no sucede de la noche a la mañana, la transformación tecnológica acelerada obliga a las empresas a adecuarse, aunque sea paulatinamente, de manera que no suponga un obstáculo para los trabajadores, sino que se convierta en un motivo para aceptar que estos cambios los harán más eficientes en su labor.
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Métodos de digitalización
Cuando una organización plantea iniciar un proceso de eliminación de documentos físicos, suele tener diversas opciones y métodos de digitalización a considerar, una de ellas a través de una compañía especializada, tanto en la digitalización como en la gestión de documentos y otra es por medio de la adquisición de un software y hardware de digitalización.
La funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), permite ejecutar una digitalización y clasificación simultánea de los documentos, así como de su información, otorgándole metadatos que harán más eficientes las búsquedas y por ende, le aportarán mayor seguridad.
Procedimiento de digitalización
Se caracteriza por ser detallado y altamente sistemático, se debe a que busca clasificar y administrar una serie de archivos en físico, de manera que esa automatización conduzca a la organización hacia una continua mejora.
En primera instancia, es necesario saber que cada organización maneja los documentos bajos sus propias reglas y particularidades, por lo que antes de iniciar los pasos de clasificación documental, se debe realizar una revisión meticulosa del contexto de la misma.
Para ello:
- Se evalúan los niveles de producción de archivos y documentos.
- Se verifica y categoriza cada documento de acuerdo a su tipo, fecha e importancia.
- Luego, gestiona la información contenida, fundamentándose en las necesidades de la organización.
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Definición documental
Antes de digitalizar documentos, es necesario revisar los archivos para definir cuáles se van a procesar considerando su futura indexación, teniendo como punto de partida su prioridad para la organización.
Preparación de documentos
Es conocida como la fase de limpieza que prepara los documentos para digitalizar, retirando aquellos que no tengan información relevante o estén en blanco, así como las grapas, ganchos, post-it o clips; además de asegurar que las páginas tengan una apariencia plana y sin arrugas, logrando separar hoja por hoja, para que puedan pasar por el escáner de forma correcta, sin que se atasquen.
Digitalización de documentos
Este paso es crucial que deba hacerse con sumo cuidado, ya que durante el proceso de exploración que efectúa el escáner, puede acarrear algo de tiempo en completarse cada vez, debido a que la información necesita cargarse hacia el servidor.
Por ello, conviene tener un equipo de alto rendimiento, que sea más eficiente o como indicamos con anterioridad, emplear un servicio externo que hará por ti todo el proceso de digitalización, ayudándote a ahorrar tiempo y esfuerzo.
Control de calidad
La tecnología no está exenta de errores, por ese motivo se deben evaluar los archivos a través de muestras, buscando que la resolución de imágenes sea correcta, así como la legibilidad de los datos.
Organización
El procedimiento de digitalización no termina al escanear los documentos, este requiere transitar por un proceso de clasificación que facilitará el acceso a dicha información para futuras búsquedas y/o consultas.
Algunos software encargados de transformar documentación, incluyen la funcionalidad de almacenamiento automático, el cual guarda la información digitalizada, atendiendo los parámetros de la empresa, permitiendo su organización directamente al escanear.
Conoce ¿Cómo preparar a tu empresa para la digitalización de documentos?
Características técnicas de la digitalización
Los procesos de digitalización de documentos contempla una serie de tecnicismos que son esenciales para su correcto procesamiento. Entre las principales características técnicas tenemos:
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Resolución digital específica
En general, las resoluciones que se utilizan en las digitalizaciones en documentos blanco y negro, van desde 200 hasta los 400 puntos por pulgada (ppp), mientras que en las imágenes a color de alta calidad, las resoluciones oscilan entre 1200 a 2400 ppp.
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Resolución cromática
Un documento digital puede procesarse en tonalidades blanco y negro, escala de grises o en total color.
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Compresión del tamaño del fichero
En muchos casos es necesario, ya que pueden ser muy grandes y necesitan muchos recursos informáticos para cubrir el almacenamiento, procesamiento y transmisión del documento electrónico.
Formatos para los ficheros
- PNG (Portable Network Graphics)
- GIF (Graphic Interchange Format)
- TIFF (Tagged Image File Format)
- PDF (Portable Document Format)
- BMP (Windows Bitmap)
- SVG (Scalable Vector Graphics)
- JPEG (Joint Photographic Experts Group)
- RAW (Archivo en bruto)
De manera orgánica, la digitalización documental es la llave maestra para que tu organización, se coloque a unos cuantos pasos por delante de la competencia, ayudándote a maximizar la eficiencia, ahorrar en costos y reforzar la seguridad empresarial.
Por ello, en Advanz Logistics ponemos a tu disposición la estrategia más efectiva para el manejo y control de la digitalización de documentos, basándonos en los requerimientos y objetivos de tu negocio.
