El respaldo en la nube se ha convertido en la herramienta principal para las organizaciones o negocios que buscan expandirse e innovar constantemente. Gracias a ella, el trabajo cooperativo se fortaleció y la productividad experimentó un crecimiento notorio.
El almacenamiento de documentos digitales en la nube marcó indudablemente un antes y un después en los procesos empresariales, ya que la necesidad de manejar grandes volúmenes de información rebasó la capacidad de la gestión en unidades locales, por eso, además de encontrar comodidad, las empresas comenzaron a ahorrar tiempo y dinero.
Si quieres saber cuáles son las ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube, y cómo influye en la correcta gestión de archivos y documentos digitales, sigue esta publicación y encuentra las respuestas.
¿Cómo obtener archivos digitales?
Los archivos digitales son una solución práctica dentro de la gestión documental para cualquier negocio u organización. La forma más segura de obtenerlos es a través de una empresa de digitalización de documentos, las cuales tienen a su disposición una gama de herramientas digitales como los software y aplicaciones especializadas.
Te puede interesar: Conoce el proceso de digitalización documental
Ventajas y desventajas del almacenamiento en la nube
Ventajas
Optimiza la gestión de archivos y aumenta la productividad
Con la digitalización de documentos, los colaboradores podrán etiquetar, archivar y gestionar mejor grandes volúmenes de documentos. Además, es posible organizarlos de cierto modo que, cuando los empleados utilicen una palabra clave, accedan a la información de manera rápida.
Accesibilidad desde cualquier dispositivo
Gracias al almacenamiento en línea, los dispositivos habituales se transforman en puntos de acceso, permitiendo al usuario acceder a todos sus archivos (fotos, videos, carpetas y aplicaciones) en la nube, desde cualquier parte del mundo.
Además, a pesar de que requiere una conexión a internet, en muchos casos es posible trabajar sin conexión, mediante el uso de la sincronización previa de los archivos en la nube con tu dispositivo físico.
Mejora la rentabilidad al ahorrar costes operativos
Aunque el almacenamiento de datos y archivos digitales en la nube supone una inversión inicial, este termina representando un ahorro de costos a largo plazo.
De hecho, los costos mensuales son menores en comparación con la clásica gestión documental in situ, debido a que las empresas pagan únicamente por el espacio que utilizan en la nube.
Recomendamos: Almacenamiento en la nube frente a la gestión documental
Incrementa la seguridad de los datos
Dependiendo las dinámicas del proveedor que se majene, la información estará encriptada y únicamente las personas o las firmas que tengan accesos podrán desencriptar los códigos para acceder a dicha información.
Por otra parte, los servicios en la nube evitan las pérdidas de datos, debido a que siempre están creando copias de seguridad e historial de cambio.
Permite que las organizaciones cumplan con las leyes y les ayuda a reducir su huella ecológica
Existen algunas normativas gubernamentales que rigen la gestión documental que las empresas sin falta deben cumplir, por ello el almacenamiento en medios virtuales no solo organizará y facilitará los procesos de auditoría de gobierno, sino que, además, permitirá que las empresas cumplan también con su cuota en favor del ecosistema y el ahorro energético.
Desventajas
Mayor uso de conexión a Internet y ralentización de los respaldos y restauraciones
Usualmente, los respaldos de documentos digitales se ejecutan en horas de mayor demanda, por lo que el uso intensivo de Internet, afecta el rendimiento de todas las actividades relacionadas con el mismo.
Por ello, es imprescindible controlar mejor el ancho de banda, configurando algunas reglas de utilización, con el fin de evitar la saturación durante el acceso a Internet para las actividades comerciales de relevancia.
El soporte al cliente no es muy eficaz
Este es un punto débil que presenta el Servicio de Proveedor en la Nube (CSP), por lo que es de suma importancia analizar al detalle los acuerdos y términos del proveedor, así como las reseñas, incluyendo la sección de preguntas frecuentes.
Problemas en la privacidad
Cuando se emplea una plataforma de almacenamiento en línea, es evidente que un tercero toma el control de la gestión de los datos
Es por eso que hacer una búsqueda de un proveedor que asegure un servicio al cliente competente, y la privacidad en los archivos es vital para un servicio exitoso y efectivo.
Puedes leer: ¿Qué es la seguridad de la información y por qué es importante para una empresa?
Viendo todo esto, Advanz Logistics empresa de archivo y logística en Colombia, estará dispuesta a brindarte las mejores soluciones en cuanto a gestión documental y almacenamiento en la nube.
