Adoptar la transformación digital para algunas empresas puede ser todo un desafío tanto en los aspectos gerenciales, como en términos de aceptación por parte de los empleados. Mientras tanto, ha quedado demostrado en estos últimos años que la digitalización documental corporativa es un el primer paso hacia su evolución sostenible.
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Así mismo, sin importar la cantidad de documentos generados por dicha organización, la gestión documental pone sobre la mesa una solución para cada necesidad, dándole la capacidad suficiente para transformar la información plasmada originalmente en físico (papel, fotografía, microfilm, fichas, entre otros) hacia archivos digitales.
De esta manera, invertir en la gestión documental que conlleva a la organización de archivos es un salto de fe, que le dará a tu organización los medios necesarios para encaminarla hacia el éxito seguro.
¿Quieres saber cómo organizar los archivos digitales de una empresa?, la respuesta a continuación.
Importancia de la organización de archivo
Las empresas son lugares donde se manejan grandes cantidades de información, de la cual mucho de esta es considerada confidencial; sin embargo, mantener organizado un archivo actualmente no es tarea difícil, ya que las tecnologías actuales ponen al alcance novedosos sistemas de administración de archivos que facilitan enormemente los procesos.
La gestión y organización de archivos se ha convertido en una práctica elemental, que permite disponer, clasificar y estructurar archivos, de manera sistemática, manteniendo un orden lógico, que es clave para garantizar la productividad y eficiencia en cualquier corporación, empresa, o negocio.
Para las compañías, ser diestros en el aprovechamiento y uso de la información es extremadamente necesario, por ese motivo la organización y manejo de archivos no es un elemento que sirve para mejorar únicamente el presente, sino que también ofrece importantes beneficios para cubrir necesidades en el futuro, dentro de las unidades administrativas de las mismas.
A partir de allí, contando con el capital intelectual y con las herramientas de rigor, es posible generar una serie de ventajas competitivas para las instituciones en un mercado actual, donde la demanda de exigencias está en constante ascenso.
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¿Cómo organizar los archivos digitales de una empresa?
La imposibilidad de localizar un archivo o información de interés es la razón por la cual muchas empresas, corporaciones o negocios sufren cuantiosas pérdidas de dinero; pero aquellas que saben administrar sus archivos en formato digital pueden lograr economizar tiempo y esfuerzos.
Así que en primera instancia se debe dejar de ver como un proceso dificultoso, ya que, por fortuna, es posible dominar la organización de archivo, a través de los siguientes pasos:
Digitalización documental
El proceso de digitalización documental es el mecanismo para transformar los archivos de formato analógico a la digital. Partiendo de una información que es organizada en unidades discretas de datos, también conocidas como bits que se direccionan en varios grupos denominados bytes.
Como es de esperar, este tipo de datos binarios son procesables a través de las computadoras y en distintos dispositivos con capacidad informática, tales como los dispositivos inteligentes, las cámaras y audífonos digitales.
Así mismo, las imágenes y el texto se digitalizan de manera similar mediante el uso de escáneres que capturan la información plasmada en el documento y los convierte en un archivo de imagen para darle salida en diferentes formatos: mapa de bits, PDF, JPEG, PNG, entre otros.
En cuanto a la digitalización de video y audio, se emplean cualquiera de los diversos procesos de conversión, en el que una señal variable de tipo analógico se transforma sin alterar su contenido en una señal de multinivel, es decir, digital.
Conoce ¿cómo preparar a tu empresa para la digitalización de documentos?
Establecer los protocolos para el almacenamiento de la información digital
Con el archivo digitalizado se procede a difundir a todo el personal involucrado cuáles son las reglas comunes relacionadas con los parámetros a usar durante el almacenamiento de los documentos.
Entre ellos, establecer las normas específicas para la nomenclatura de las carpetas y archivos, además de establecer las variaciones entre el uso de almacenamiento local o en la nube, así como organizar los ciclos para las copias de seguridad.
Implementar una correcta categorización de los archivos
Al establecerse los protocolos homogeneizados que indicamos en el punto anterior, es momento de diferenciar los procedimientos que tendrán a cabo para tratar integralmente la digitalización de documentos.
Una de las partes fundamentales de la gestión es ejecutar la revisión de cada documento digital, cuidando su almacenamiento en la categoría, serie y archivo adecuado, lo cual facilitará su ubicación y acceso.
Control y monitoreo constante
El éxito que puede lograr las políticas concernientes a la digitalización documental está en el control de cada uno de los procesos; todo ello es posible, debido al uso de tecnologías especialmente diseñadas para simplificar la corrección, inspeccionar los cambios de accesos y los de seguridad de la información.
En sí, gestionar y controlar constantemente la documentación y su información contenida permite cumplir con lo establecido en los distintos instrumentos archivísticos dentro de la gestión documental.
Mantener el orden y la previsión en el tiempo
Si los protocolos estipulados se efectuaron de manera coherente y con un conocimiento a fondo de la información que maneja la empresa/organización, es posible establecer una serie de medidas perdurables al paso del tiempo.
De igual modo, este apartado está intrínsecamente asociado con los procesos de capacitación permanente de los colaboradores, para garantizar el sostenimiento de dichas políticas y procedimientos, y por consiguiente lograr la homogeneidad en el manejo documental.
Recordemos que, un protocolo excelente no alcanza las expectativas si los trabajadores no cuentan con el conocimiento necesario para implementarlo a cabalidad.
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En resumen, la organización de archivos y documentos digitales se ha convertido en el punto neurálgico de gestión de la información para cientos de organizaciones que buscan la mayor ventaja ante sus competidores; por lo que, tomarla a la ligera puede acarrear contratiempos y perdidas innecesarias.
Es por ello que en Advanz Logistic contamos con las propuestas más acertadas para gestionar la información de tu empresa, de manera profesional y eficiente. Si deseas mayor información sobre la digitalización documental y el manejo de archivos, no dudes en contactarnos.
