De forma genérica, la descripción documental es un paso esencial para la gestión documental, ya que permite crear un punto de partida para identificar y recuperar de manera más eficiente los documentos y la información que estos contienen.
Además, es considerada una herramienta de vital importancia para la preservación de la memoria y el patrimonio documental tanto de una organización, así como de la sociedad.
Es por ello, que a continuación ampliaremos los detalles, acerca de lo que es la descripción documental y por qué debes aplicarla en tu organización o empresa.
¿Qué es la descripción documental?
Es una de las fases técnicas contempladas en el sistema organización/gestión documental, la cual se encarga de analizar, identificar y registrar en una base de datos las características, así como el contenido de un documento, con el fin de facilitar su identificación, acceso y uso por parte de los usuarios.
En Colombia, la descripción documental se rige por una serie de normativas internacionales de la ISAD (G) y la ISAAR (CPF), y se lleva a cabo mediante el uso de instrumentos y estándares adecuados, como los sistemas de gestión documental (SGD).
Lo cual conduce a la implementación de una serie de herramientas de descripción, así como de consulta y control, como el inventario, que sirve para describir detalladamente la intencionalidad de los documentos, incluyendo las hojas de control, catálogos, índices y las tablas de retención documental (TRD) que permiten la identificación serial de la información, y además, establecer el ciclo de vida de los archivos, hasta su disposición final.
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Elementos de la descripción documental
Los elementos de descripción documental se utilizan para crear registros como catálogos, inventarios, índices, bases de datos, entre otros, que permiten a los usuarios encontrar y acceder a los documentos de manera más eficiente, los cuales pueden variar según el estándar o la norma que se esté utilizando. Entre los más comunes destacan:
Identificación
Son una serie de componentes que permiten reconocer el documento y dispone de información básica como el título, la fecha (de creación o de recopilación), el autor o creador (responsable de la información contenida), el lugar de origen, el idioma, entre otros.
Contexto
Es un mecanismo que aporta información adicional, con la finalidad de permitir la comprensión de los documentos en su conjunto; el cual relata la forma en que fueron creados, su relación con otros documentos, la institución o personas responsables que los generaron, y cómo se relacionan con el contexto histórico, social, cultural o institucional de su tiempo.
Estructura
Se refiere a la descripción detallada de las características físicas del documento, tales como el formato, el número de páginas, las medidas, la presencia de soportes como imágenes, ilustraciones o mapas, y otros elementos visuales.
Resumen del contenido
es una breve descripción que permite conocer el contenido del documento en cuestión, lo que incluye el tema, sus características literarias, entre otras. En este se suelen emplear palabras o frases claves, que sirven para realizar búsquedas y recuperar el documento con mayor eficacia.
Ubicación y acceso
Hace referencia a la ubicación física o digital del archivo y da a conocer las condiciones necesarias para el acceso a los documentos, tales como las restricciones, los derechos de autor, y las formas de acceder al mismo.
Identificador único
Se trata de un número o codificación, que identifica de manera unívoca el documento y/o registro.
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¿Por qué aplicar la descripción de documentos en tu empresa?
La aplicación de la descripción de documentos es importante para cualquier empresa porque ayuda a crear, organizar y gestionar registros con información valiosa que facilitan su búsqueda y recuperación de manera más eficiente.
Aquí, otras razones por las que tu empresa debe aplicar la descripción de documentos son:
- Ahorro de tiempo: la descripción documental permite a los usuarios encontrar y acceder a los documentos de forma rápida y expedita, lo que ahorra tiempo y a su vez, reduce las tediosas búsquedas manuales.
- Mejora de la productividad: al tener una descripción clara y precisa de los documentos se puede incrementar la productividad de los empleados, ya que no tienen que dedicar tiempo extra para buscar documentos o información relevante.
- Disminución de errores: cuando se tiene una descripción detallada de los documentos se reduce la posibilidad de cometer errores al ubicar o recuperar información.
- Facilita la toma de decisiones: la descripción documental permite a los usuarios identificar rápidamente los documentos importantes que facilitan la toma de decisiones informadas.
- Cumplimiento de las normativas: el proceso de descripción documental usualmente es requerido por algunas normativas o regulaciones de carácter nacional e internacional; por lo tanto, su aplicación puede ayudar a tu empresa a cumplir con los distintos requisitos legales en el país que operes.
- Protección de la información: al contar con una descripción precisa de los documentos y archivos se puede proteger mejor la información confidencial y reducir el riesgo de pérdida o divulgación inapropiada.
- Mejora de la colaboración interdepartamental: las descripciones archivísticas minuciosas, pues, facilita la colaboración entre los miembros del equipo y entre departamentos, ya que permite compartir información y documentos de manera más eficiente.
- Preservación y conservación de documentos: al aplicar dicho proceso es posible conservar y preservar toda la documentación que es vital para la empresa; puesto que es posible distinguir los documentos importantes y establecer los procedimientos apropiados para su cuidado y conservación.
- Maximiza la calidad de los servicios: la posibilidad de acceder de forma rápida a la información hace que la calidad de los servicios que se ofrecen a los clientes sea superior, debido a que se atiende de forma prioritaria sus necesidades.
- Reducción de costos: algo fundamental para cualquier organización es poder reducir costes, principalmente los asociados con la gestión de documentos, ya que tendrá la oportunidad de administrar eficientemente recursos, al reducir la necesidad de imprimir y almacenar documentos en papel.
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En resumen, la aplicación de instrumentos archivísticos como la descripción documental, por un lado, supone la necesaria modernización de la gestión documental (una exigencia plegada a las nuevas realidades de acceso a la información); y, por otro lado, precisa la continua mejora que requieren las organizaciones para mantener su ventaja en el mercado.
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