La gestión documental de documentos electrónicos se ha convertido en un aspecto fundamental en el mundo actual, donde la digitalización y el uso de tecnologías avanzadas son cada vez más comunes dentro de cualquier organización.
En este artículo mostraremos que es un documento electrónico, cómo se diferencian de los documentos de archivo y cómo llevar a cabo una gestión eficiente.
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¿Qué es un documento electrónico?
Esencialmente, se refiere a cualquier tipo de información o contenido generado, transmitido, recibido, registrado y almacenado en formato digital; el cual puede ser mediante un archivo de texto, una imagen, una hoja de cálculo, un video, un correo electrónico, entre otros.
El documento electrónico es creado y archivado usualmente en diversos medios electrónicos, como discos duros, computadoras, dispositivos móviles, servidores o plataformas en la nube.
¿Qué es un documento de archivo?
Por otro lado, un documento de archivo representa toda la documentación que se considera de valor histórico, legal o administrativo y que se conserva a largo plazo la digitalización de documentos.
Diferencia entre documento de archivo y documento electrónico
La principal diferencia entre documento de archivo y documento electrónico radica en su naturaleza física y su forma de almacenamiento.
Un documento de archivo es una versión física en formato papel o cualquier otro soporte material. Por ser tangible, requiere de un espacio físico para su almacenamiento, debido a que se manejan mediante expedientes y carpetas físicas.
Además, son susceptibles a deteriorarse con el tiempo y pueden requerir mayores esfuerzos para su organización y acceso.
Así mismo, ambos ofrecen ventajas y desventajas, y su elección depende del contexto y las necesidades de la organización. Por ejemplo, los documentos electrónicos ofrecen ventajas en términos de accesibilidad, eficiencia en el trabajo, ahorro de espacio físico y capacidad de búsqueda rápida. Un documento de archivo, al tener un proceso de digitalización, se convierte en uno electrónico.
¿Cómo identificar un documento electrónico de archivo?
Al momento de identificar un documento electrónico de archivo pueden presentarse algunos desafíos, especialmente en organizaciones donde se manejan grandes volúmenes de información, ya que un documento electrónico se convierte en un documento de archivo, de acuerdo con su relevancia y valor:
Contenido
En primer lugar, un documento electrónico de archivo contiene información relevante y probatoria de una actividad, transacción o decisión realizada por una organización o individuo, la cual es necesaria para cumplir con requisitos legales o administrativos.
Metadatos
Los documentos electrónicos de archivo suelen tener metadatos asociados, que no es más que un conjunto de información adicional destinada a proporcionar detalles relevantes como la fecha de creación, el autor, el destinatario u otra información valiosa para ayudar a determinar su importancia y relevancia.
Formato estándar
Generalmente, los documentos electrónicos de archivo se guardan en formatos tales como PDF/A (Archiving), TIFF (Tagged Image File Format), XML (eXtensible Markup Language), entre otros; los cuales están diseñados para preservar la estructura y el contenido del documento a lo largo del tiempo.
Firmas electrónicas
De acuerdo con su relevancia, los documentos físicos pueden incluir firmas digitales que garantizan su autenticidad e integridad. Estas firmas emplean tecnologías de criptografía, para verificar la identidad del firmante y asegurar que el contenido del documento no haya sido alterado.
Gestión documental de documentos digitales
En cuanto a la gestión documental de documentos electrónicos, es vital poner en marcha un enfoque sistemático y organizado para encargarse de los aspectos relacionados con la creación de sistemas de gestión.
Esto implica establecer políticas y procedimientos claros como los que están señalados en la legislación para la gestión y administración documental, así como también, utilizar herramientas tecnológicas adecuadas para su gestión.
Así mismo, el proceso de gestión documental también implica considerar aspectos como la seguridad de la información, la accesibilidad y la interoperabilidad entre diferentes sistemas o plataformas.
En conclusión, la gestión de documento soporte electrónico es una disciplina esencial para que cualquier organización, para administrar de manera eficiente toda su información vital.
