Para todas las empresas sin importar la industria en la que se mueve o su tamaño, la información representa un activo invaluable. Por ello, el manejo eficiente y sistematizado de sus archivos, viene a ser la pieza vital en donde las organizaciones fundamentan su éxito a largo plazo.
En nuestro país, como en muchos otros lugares del mundo, existen basamentos legales que regulan esta importante área, así como también las prácticas y estrategias esenciales que las empresas deben implementar para garantizar una gestión documental eficiente.
Hoy te mostraremos las principales normativas que rigen lo relacionado con la organización y manejo de archivo, así como las funciones que cumplen las empresas de gestión archivística y la manera correcta de conservar documentos con valor histórico.
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¿Cuáles son los fundamentos legales para la organización documental?
La organización documental en Colombia está respaldada por una serie de normativas legales que establecen las bases para su adecuada gestión.
Ley general de archivos del 2000
Entre estas normativas destacan la ley 594 de 2000, conocida como la ley general de archivos, la cual establece los principios, normas y procedimientos que rigen la gestión documental en el país.
Esta reconoce el derecho de los ciudadanos a acceder a la información pública y establece la obligatoriedad de las entidades públicas y privadas de implementar sistemas de gestión documental que garanticen la conservación y disposición adecuada de los archivos.
Ley 594 del 200
Asimismo, el decreto 2609 de 2012 complementa la ley de archivo 594, estableciendo las pautas para la implementación de sistemas de gestión documental en las entidades públicas y privadas.
Estas normativas establecen la obligatoriedad de mantener archivos organizados y actualizados, así como la conservación de documentos por el tiempo requerido según su valor administrativo, legal e histórico.
Decretos y normas complementarias
Además de la ley 594, existen otros decretos y normativas que complementan y reglamentan la gestión documental en Colombia. Por ejemplo, el decreto 2609 de 2012 regula aspectos específicos como la transferencia y disposición final del archivo inactivo.
Así mismo, existen normas que establecen los requisitos y estándares para la gestión documental, como la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489, que proporciona las directrices para el diseño, implementación y mantenimiento de sistemas de gestión de documentos.
¿Cuáles son las funciones de las empresas de archivo?
Aunque muchos no estén familiarizados con las empresas de manejo documental, estas juegan un papel fundamental en el ecosistema empresarial al brindar servicios especializados en la gestión, organización y conservación de archivos. Entre sus funciones destacan:
- Clasificación y organización: la empresa de archivo clasifica y organiza la documentación de acuerdo con criterios preestablecidos, facilitando así su acceso y recuperación.
- Almacenamiento seguro: ofrecen infraestructuras y sistemas de almacenamiento seguros que garantizan la integridad y confidencialidad de la información.
- Digitalización y gestión electrónica: la mayoría de las empresas de archivo tienen servicios de digitalización y gestión electrónica de documentos, permitiendo un acceso rápido y eficiente a la información.
- Conservación: se encargan de implementar medidas de conservación y preservación con las técnicas más actuales, para asegurar la durabilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Claves para una gestión eficiente en la organización y manejo de archivo
Planificación estratégica
Antes de implementar cualquier sistema de manejo y administración de archivos, es fundamental realizar una planificación que incluya la identificación de los objetivos y necesidades de la organización en cuanto a la gestión de archivos.
Definiendo qué tipos de documentos se van a gestionar, cuáles son los procesos de creación, uso y disposición de estos, y qué tecnologías o recursos se necesitarán para llevar a cabo dicha gestión de manera eficiente.
Establecer políticas y procedimientos claros
Lo cual contempla la creación de protocolos para la clasificación, almacenamiento, acceso y disposición de los documentos, así como también la definición de roles y responsabilidades dentro de la organización en cuanto a la gestión documental.
Uso de tecnologías especializadas
Implementar sistemas de gestión documental, optimizan los procesos y facilita el acceso a la información. Esto incluye los softwares de gestión documental, sistemas de digitalización, para comprimir archivos, almacenamiento en la nube, herramientas de indexación y búsqueda, entre otros.
Formación de los colaboradores
La capacitación del personal que estará involucrado en la gestión de archivos es de suma importancia. Ya que deben estar familiarizados con las políticas y procedimientos establecidos, así como también con el uso de las herramientas tecnológicas disponibles.
Esto incluye tanto a los encargados de la creación y manejo de documentos como a aquellos responsables de su almacenamiento y conservación.
Garantizar la seguridad y confidencialidad
Esto implica implementar medidas de seguridad física y electrónica para proteger los archivos de accesos no autorizados o incidentes, así como también establecer políticas de acceso y uso de la información sensible.
Estrategias y consideraciones importantes del depósito de archivo
Un elemento fundamental en la gestión documental y de archivo es contar con estrategias cuidadosamente diseñadas para garantizar la eficiencia en el almacenamiento y conservación de documento.
Lo más significativo a considerar es la selección del espacio adecuado, el cual debe tener condiciones ambientales ideales para garantizar la conservación de los documentos, incluyendo control de temperatura, humedad, iluminación, sistemas de alarmas, entre otros.
Otro punto crucial es la implementación de medidas de seguridad física y electrónica para proteger el depósito de archivo de accesos no autorizados o incidentes.
¿Cómo gestionar y conservar documentos de valor histórico?
Los documentos de valor histórico requieren de un tratamiento especial para garantizar su conservación a lo largo del tiempo. Entre las prácticas recomendadas se incluyen:
- Hacer un proceso de digitalización, ya que permite preservar la información contenida en documentos históricos y facilita su acceso.
- Implementar medidas de conservación preventiva, como el uso de materiales libres de ácido y el control de condiciones ambientales, para mantener la integridad de los documentos.
- En caso de deterioro, es importante contar con profesionales capacitados en restauración y conservación de documentos históricos.
En conclusión, establecer políticas de buenas prácticas en la organización y manejo de archivos es vital no solo para maximizar los flujos de trabajo, sino también alcanzar una mayor ventaja competitiva.
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