Los sistemas de administración documental, en los últimos tiempos, han sido el elemento clave para cualquier empresa u organización. Esto se debe a la cantidad de información generada por estas, que crece día a día de manera exponencial; por lo que los sistemas antiguos de almacenamiento son una verdadera limitante.
Emplear la administración documental como mecanismo de estrategia empresarial asegura que toda la información interna fluya de manera organizada y eficiente, favoreciendo desde todas las aristas la productividad de cualquier organización.
¡Si deseas conocer a fondo que es la administración documental y cuáles son sus objetivos según el área, quédate con nosotros hasta el final!
Administración documental ¿Qué es?
A modo genérico, la administración de documentos se define como el conjunto de prácticas y normas adoptadas a fin de garantizar el manejo eficiente de la producción, el almacenamiento y el uso de datos registrados y/o archivos de una organización.
Cuando se aplica esta metodología, las empresas, negocios, startups, entre otros, logran evitar la pérdida de documentos, ya que toda la información contenida en ellos es catalogada para facilitar su trazabilidad por parte de personas autorizadas, y en muchos casos desde cualquier lugar, gracias al uso de la nube.
Esto se consigue evaluando metódicamente los documentos, a través de flujos de trabajo bien distribuidos; lo cual facilitará su recuperación, la extracción de información, el expurgo de la documentación innecesaria, la conservación de aquello que sea útil e importante, y finalmente la destrucción de lo que no se necesita.
Administración documental, paso a paso
- Identificación de los documentos: El primer paso es identificar los documentos que son importantes para la organización y deben ser gestionados adecuadamente. Esto puede incluir documentos legales, contratos, políticas y procedimientos, registros financieros, registros de personal, entre otros.
- Clasificación de los documentos: Una vez que se han identificado los documentos, es importante clasificarlos según su naturaleza y su importancia. Esto puede implicar la creación de categorías o grupos de documentos que se manejen de manera similar.
- Almacenamiento de los documentos: Los documentos deben ser almacenados en un lugar seguro y accesible. Es importante tener un sistema de almacenamiento claro y ordenado para que los documentos sean fáciles de encontrar cuando sea necesario.
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- Control de versiones: Es importante llevar un control de versiones de los documentos, especialmente en el caso de aquellos que se actualizan con frecuencia. Esto ayudará a garantizar que se utilice la versión correcta de un documento en todo momento.
- Acceso a los documentos: El acceso a los documentos debe estar restringido sólo a aquellos que tienen autorización para verlos. Es importante establecer políticas y procedimientos claros para la gestión de acceso a los documentos.
- Retención y disposición de los documentos: Los documentos deben ser retenidos durante un período de tiempo específico, después del cual pueden ser eliminados o archivados. Es importante establecer plazos claros para la retención y disposición de los documentos.
- Seguridad de los documentos: Los documentos importantes deben ser protegidos de forma adecuada para garantizar su privacidad y seguridad. Esto puede incluir medidas de seguridad físicas, como cerraduras y cámaras de seguridad, así como medidas de seguridad electrónicas, como contraseñas y cifrado de datos.
- Actualización y revisión: Los documentos deben ser actualizados y revisados regularmente para garantizar que estén actualizados y sean precisos.
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Objetivos de la administración en cada área de la empresa
Administración
La administración documental paso a paso es llevada a cabo por equipos y personal especializados, los cuales efectúan una verificación detallada y constante de los documentos mediante sistemas basados en normas, que permiten jerarquizarlos de forma ascendente o descendente, permitiendo al usuario ubicar eficazmente la información dentro de la estructura pilar.
Esto se ejecuta mediante la aplicación de administradores de archivos en modalidad de softwares, que son capaces de gestionar y proveer información vital para el usuario prácticamente al instante; funcionando como una especie de puente entre las bases de datos y los usuarios que desean acceder a la información.
Recursos físicos
A pesar de que, en la actualidad, se busca la reducción permanente de una buena parte de los documentos administrativos, siempre es necesario contar con una infraestructura, que permita gestionar, de manera asertiva, todos los recursos archivísticos que permanezcan en la organización; para lo cual se debe crear políticas internas que definan bien las directrices en materia de almacenamiento.
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Talento humano
Dado que las empresas manejan altos volúmenes de datos, archivos e información, de la cual muchos de ellos pueden ser sensibles, es necesario que el talento humano encargado de la administración documental tenga las herramientas necesarias para el correcto manejo de los documentos corporativos.
Es por ello, que debe plantearse la acreditación en administración documental, con el objetivo de maximizar las competencias que le permitan desarrollar, en cada una de sus áreas, las actividades que involucran la organización de documentos de archivo.
Teniendo en cuenta principalmente el cumplimiento de la normativa archivística, y la responsabilidad frente a la adecuada clasificación y conservación de archivo; para ello, es vital definir cuál es el personal autorizado para acceder a determinada información, con quién la puede compartir, y las posibles sanciones por su incumplimiento.
Gestión en seguridad y salud ocupacional
La administración documental es un aspecto crítico de cualquier programa de salud ocupacional. La gestión adecuada de la documentación relacionada con la salud y la seguridad en el trabajo es esencial para garantizar que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios y para proteger la privacidad y seguridad de la información.
El objetivo principal de la administración documental en el área de salud ocupacional es garantizar la recopilación, gestión, almacenamiento, protección, retención y disposición adecuados de los registros de salud y seguridad relacionados con los trabajadores. Esto incluye cualquier información relacionada con las lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo, la exposición a sustancias químicas y otros riesgos en el lugar de trabajo.
En resumen, la administración documental es una parte crítica de la gestión de una organización. Un sistema bien diseñado ayuda a garantizar la organización, el acceso y la seguridad de los documentos importantes y confidenciales. También ayuda a las organizaciones a cumplir con los requisitos reglamentarios y a mejorar la eficiencia y eficacia de sus operaciones.
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