En el mundo actual, donde la información es un activo valioso para las organizaciones, es esencial contar con mecanismos adecuados para proteger los documentos y datos que se generan y almacenan.
El soporte documental se ha convertido en un área crítica para muchas empresas, ya que la pérdida de documentos puede ocasionar graves consecuencias, de índole legales y financieras.
Por esa razón, en este artículo, queremos acompañarte a descubrir la importancia del backup en el soporte documental, cómo evitar la pérdida de documentos y quién puede convertirse en tu aliado, a la hora de poner en resguardo la información vital de tu negocio u organización. ¡Veamos!
¿Qué es el backup?
También conocido como copia de seguridad, es el proceso de crear y almacenar copias adicionales de archivos y de algún documento empresarial importante en un lugar seguro, como una unidad externa o en la nube. El objetivo principal del backup es garantizar la disponibilidad y preservación de la información en caso de pérdida, daño o corrupción de los archivos originales.
Existen diferentes tipos de backup, según la forma en que se copian los datos y el medio en que se almacenan. Entre ellos:
- Backup completo: que copia la totalidad de los datos en otro soporte de almacenamiento, como un disco duro externo o nube. Es el tipo más sencillo y seguro, pero también el más lento y que requiere mayor espacio.
- Backup incremental: copia únicamente los datos que han cambiado desde el último respaldo. Es el tipo más rápido y que requiere menos espacio, pero también el más complejo, requiriendo más soportes para restaurar los datos.
- Backup diferencial: en este se copian todos los datos que han cambiado desde el último respaldo completo, sin tener en cuenta los backups incrementales anteriores. Es un tipo intermedio entre el completo y el incremental, que equilibra la velocidad, el espacio y la facilidad de la restauración.
- Backup espejo: se trata de una réplica exacta de los datos originales en otro soporte de almacenamiento, sin guardar versiones anteriores. Es el tipo más adecuado para tener una disponibilidad rápida de los datos, pero también el más riesgoso, dado que replica cualquier borrado o modificación accidental.
Así mismo, estos tipos de respaldos pueden estar en diferentes ubicaciones: local, en la nube o de forma híbrida. Además, se pueden realizar de manera manual o automática, dependiendo de las necesidades de cada organización.
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Evitar la pérdida de documentos
La pérdida de documentos puede ocurrir debido a diferentes razones, como fallos técnicos, errores humanos o desastres naturales. Para evitar este tipo de situaciones, es fundamental implementar una estrategia de backup efectiva.
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Realizar backups regulares
Es esencial ejecutar copias de seguridad de manera regular y programada. Esto asegurará que los cambios recientes estén respaldados y se minimice el riesgo de pérdida de datos.
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Utilizar medios de almacenamiento confiables
Es importante emplear unidades externas o servicios en la nube confiables para almacenar las copias de seguridad. Estos deben contar con medidas de seguridad adecuadas, como cifrado de datos, para proteger la información respaldada.
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Mantener múltiples copias de seguridad
En general, no es suficiente actuar una única copia de seguridad. Se recomienda mantener múltiples copias en diferentes ubicaciones, a fin de garantizar que los documentos estén protegidos en caso de falla de algún medio de almacenamiento o desastre.
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Verificar regularmente las copias de seguridad
Sin dudas, es vital comprobar periódicamente que las copias de seguridad estén completas y sean accesibles. Esto ayudará a garantizar que los archivos respaldados se puedan recuperar cuando sea necesario.
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Implementar políticas de control de versiones
Además del backup, es recomendable establecer políticas de control de versiones para los documentos. Esto permitirá mantener un historial de cambios y facilitará la recuperación de versiones anteriores en caso de necesidad.
¿Qué es el soporte documental?
Se refiere a todos los medios físicos o digitales utilizados para almacenar y administrar la documentación de una organización. Esto incluye, entre otros, papel, discos duros, servidores, sistemas de gestión documental, etc.
El soporte documental es fundamental para cualquier empresa, puesto que, asegura la correcta organización, almacenamiento y acceso a los documentos necesarios para el funcionamiento diario. Además, permite que los archivos estén disponibles en cualquier momento y se pueden compartir de manera eficiente con diferentes personas o departamentos. Incluyendo otras funciones tales como:
- Proveer evidencia de las actividades y transacciones de la organización.
- Garantizar tanto la seguridad como la confidencialidad de los datos almacenados.
- Hacer que la organización cumpla con las normativas legales y fiscales vigentes.
- Preservar la memoria histórica y cultural de la entidad.
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Advanz como aliado para realizar tu soporte documental
Dada la importancia del soporte en la gestión documental, contar con un experto en la materia puede ser de gran ayuda.
Es por ello que en Advanz ponemos a disposición de nuestros clientes un panel de expertos en soporte documental, con el conocimiento y la experiencia necesaria para diseñar e implementar sistemas de gestión documental eficientes, así como para garantizar la integridad y disponibilidad de los documentos.
A través de nuestros asesores en organización documental podrás tener las herramientas e instrumentos archivísticos para la gestión documental, así como las tecnologías recientes, totalmente adaptadas para cubrir tus requerimientos específicos.
Además, podemos capacitar a tus colaboradores en prácticas y procedimientos para la gestión eficiente de los documentos, incluyendo la realización adecuada de backups. Por lo que tu información valiosa estará en las mejores manos.
En conclusión, la importancia del backup en el soporte documental no puede ser subestimada. La pérdida de documentos puede tener graves consecuencias para una organización, tanto en términos legales como financieros.
Implementar una estrategia de inventario documental y backup sólida, además de contar con un experto en soporte documental como Advanz, puede ayudarte a evitar la pérdida de datos y garantizar la continuidad de las actividades empresariales.
Recuerda realizar backups regulares, utilizar medios de almacenamiento confiables, mantener múltiples copias de seguridad, verificar regularmente los respaldos y establecer políticas de control de versiones.
¡Proteger tu soporte documental es proteger el flujo de información y asegurar el éxito de tu organización!
