En el contexto empresarial, la gestión eficiente de la documentación es un componente fundamental para obtener éxito e incrementar la operatividad. Por ello, la custodia y ordenación documental son aspectos fundamentales para cualquier empresa que busque resguardar y gestionar eficientemente sus documentos.
Teniendo en cuenta que la información es el bien más preciado para las organizaciones, hemos preparado esta guía, en donde daremos conocer detalladamente que es custodia y que es ordenación documental, así como los beneficios que aporta, el papel de las empresas especializadas en este servicio y algunos consejos para elegir el prestador de servicio más adecuado.
Empresas de custodia
Las empresas de custodia documental son entidades especializadas en brindar protección y resguardo de documentos físicos y digitales para sus clientes. Estas compañías ofrecen una gama de soluciones integrales que van desde el almacenamiento seguro hasta la destrucción confidencial de archivos.
Sus instalaciones están equipadas con medidas de seguridad avanzadas, como sistemas de vigilancia, control de acceso y detección de incendios, para garantizar la integridad de los documentos.
Al contratar los servicios de una empresa de custodia de documentos, las organizaciones pueden liberar espacio en sus instalaciones, reducir los riesgos de pérdida o daño de la información y mejorar la eficiencia en la recuperación de documentos cuando sea necesario.
Además, estas empresas suelen ofrecer servicios de digitalización para facilitar el acceso remoto a los archivos y cumplir con los requisitos de gestión documental convirtiéndose en un gran aliado estratégico para asegurar su integridad y cumplir con regulaciones y normativas en materia de conservación de registros.
Su experiencia y enfoque especializado les permite brindar servicios eficientes y a la medida de las necesidades de cada cliente.
¿Qué es la ordenación documental?
Se trata del proceso de clasificación, organización y estructuración de la documentación de una empresa de manera que sea fácilmente accesible, comprensible y manejable.
Implica el establecimiento de políticas para la creación de sistemas de archivo lógicos y eficientes que permitan a los usuarios encontrar y utilizar la información de manera rápida y efectiva. Este proceso no solo abarca la organización durante el recibo de documentos físicos, sino también la gestión de archivos digitales.
La ordenación documental abarca varios aspectos como la identificación de categorías y subcategorías que reflejan la estructura y operatividad de la empresa, así como la implementación de sistemas de indexación y etiquetado que facilitan la recuperación de la información.
Al igual que la implementación de medidas de seguridad para proteger la confidencialidad y la integridad de los datos.
Beneficios de una correcta ordenación documental
Aumento de la colaboración y la eficiencia
Cuando los miembros del equipo y departamentos acceden fácilmente a la información relevante, se fomenta la colaboración en proyectos, se minimizan los tiempos de espera y se agilizan los procesos de trabajo.
Esto conduce a una mayor eficiencia operativa y a la capacidad de responder de manera más ágil a las demandas del mercado y a las necesidades de los clientes.
Reducción del riesgo de errores y duplicaciones
La ordenación documental efectiva incluye la eliminación de documentos obsoletos, la actualización de registros y la implementación de controles de calidad. Esto ayuda a reducir el riesgo de errores humanos y duplicaciones de datos, lo que puede tener un impacto significativo en la precisión y la integridad de la información.
Al minimizar los errores y las redundancias, se mejora la fiabilidad de los datos y se fortalece la confianza en la información utilizada, para la toma de decisiones, al igual que la ejecución de procesos empresariales.
Facilitación del cumplimiento normativo y legal
Las regulaciones y normativas en materia de gestión de datos y privacidad de la información, son cada vez más estrictas y complejas. Una correcta ordenación documental asegura que las organizaciones cumplan con los requisitos legales y normativos aplicables en su industria.
Esto incluye la retención adecuada de documentos según los plazos establecidos, la protección de la información confidencial y la capacidad de demostrar el cumplimiento en caso de auditorías o litigios. Evitando así posibles multas, sanciones y daños a su reputación.
Reducción de costos
Al optimizar el manejo y almacenamiento de documentos, las organizaciones logran reducir los costos asociados con el espacio físico, el tiempo empleado en la gestión de archivos y los riesgos de litigios relacionados con la pérdida o la falta de documentación.
Seguridad de la Información
La ordenación documental incluye medidas de seguridad para proteger la confidencialidad y la integridad de los datos, como la encriptación, la autenticación de usuarios y el seguimiento de auditoría.
Preparación para emergencias
Al tener una estructura de archivo bien organizada y contar con servicios de custodia externa, las organizaciones se recuperan más rápido de desastres naturales, incendios o ciberataques, minimizando el impacto en sus operaciones.
Incremento de la satisfacción del cliente
Una gestión eficiente de la documentación no solo beneficia a los procesos internos de una organización, sino que también impacta directamente en la experiencia del cliente. Estos se benefician al darles respuestas rápidas a sus consultas y a la resolución oportuna de sus problemas, lo que conduce a una mayor satisfacción y fidelidad a largo plazo.
¿Cómo elegir una empresa de custodia de documentos?
Al momento de seleccionar alguna de las empresas de custodia de documentos, es crucial considerar diversos aspectos para garantizar que cumpla con las necesidades y estándares de la empresa. Algunos puntos a considerar son:
- Experiencia y reputación: busca empresas con experiencia comprobada y una sólida reputación en el mercado.
- Seguridad y protección: asegúrate de que cuente con medidas de seguridad física y digital adecuadas para la protección de los documentos.
- Capacidades tecnológicas: comprueba si ofrece soluciones de gestión documental digital y si su infraestructura tecnológica es robusta.
- Cumplimiento legal: cerciórate de que cumple con las regulaciones y normativas pertinentes en materia de custodia de documentos.
- Servicios adicionales: Evalúa si ofrece servicios complementarios como digitalización, destrucción segura de documentos, entre otros.
En resumen, una correcta ordenación documental va más allá de la simple organización de archivos; es una inversión estratégica que impacta en todos los aspectos de la operación empresarial.
Desde mejorar la eficiencia y la colaboración interna hasta garantizar el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente, los beneficios que aportan son fundamentales para el éxito y la competitividad de cualquier organización.
¿Estás listo/a para poner en práctica la custodia y ordenación documental? Contáctanos y con gusto te ayudaremos.
