Uno de los procesos mas importantes dentro del desarrollo de gestión documental, es la digitalización de documentos; en donde se transforman los diferentes documentos físicos de valor para la empresa, en formatos digitales. Por medio de este proceso, se podrán administrar y conservar los documentos de una manera más directa y eficiente a través del tiempo y se optimizarán los diferentes procesos empresariales gracias a la conservación inteligente de información, además de adentrarse en la transformación digital de su empresa, avanzando y creciendo de mano de la tecnología.
Esta digitalización, ayudará a disminuir el consumo de espacio por documentos físicos, mejorar su clasificación y reducir el tiempo de consulta, haciendo de la información mucho más accesible, en cualquier momento en el que se requiera, aportando beneficios esenciales para todo tipo de corporaciones.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización?
Además de mejorar la eficacia y eficiencia de la empresa y sus trabajadores, la digitalización de documentos trae muchos otros beneficios corporativos:
- Protección de datos y documentos: Tener los documentos físicos puede significar la pérdida o daño de la información debido a múltiples factores externos. El soporte digital protegerá la información de cualquier daño, gracias a los diferentes archivos digitales, se podrá garantizar la permanencia y la integridad de la información a través del tiempo.
- Disminución de costos: Aprovechando los beneficios de la digitalización documental, es posible disminuir los costos, tanto de almacenamiento de la documentación, como de la impresión y transporte de los mismos. Podrán generarse ahorros de hasta el 30% procesos documentales.
- Aumento de productividad: Un buen orden de la información, podrá reducir los tiempos de tareas para todos los empleados, se minimiza la complejidad de búsqueda y entendimiento de información. Debido a la facilidad de acceso a los archivos digitales, los empleados podrán disminuir el tiempo utilizado en tareas de archivo y destinarlo a tareas más productivas. Además, al mejorar la productividad, el ambiente laboral y el bienestar emocional.
- Ahorro de espacio físico: Los documentos impresos implican la búsqueda de un espacio físico para su almacenamiento, además de que podría ser un costo adicional, mantener ordenado este espacio, será fundamental para la organización y cuidado de los documentos; al digitalizarlos, podrán destinarse estos espacios a un fin mas necesario.
- Orden de la información: Al tener la información digital, podrá ser organizada por carpetas, fechas y nombres y lo mejor, a un clic de distancia. Esto evitará el gasto de tiempo en la búsqueda de documentos físicos, además de tener el control total sobre los documentos; desarrollando operaciones de mayor calidad.
- Acceso a la información: Además de reducir el tiempo de búsqueda de documentos, hoy en día, debido a la pandemia muchas empresas han tenido que migrar a las propuestas online, incluyendo en esto el trabajo en casa de muchos de sus empleados. Es por esto, que la digitalización de documentos se convertirá en una de las mejores herramientas, ya que cualquier persona que tenga acceso y requiera la información, podrá hacerlo desde cualquier lugar y dispositivo.
- Responsabilidad social: Es posible demostrar compromiso social a través de las empresas, con la digitalización documental, podrá aportarse a causas ambientales, como lo es la sostenibilidad ambiental. Digitalizar los documentos aportará en la disminución de uso de papel y de impresión, preservando el medio ambiente y evitando el gasto de papel de manera innecesaria.
Implementar esta digitalización, brindará la oportunidad de desarrollar e implementar flujos de trabajo efectivos para el cumplimiento de metas corporativas, automatizar procesos de trabajo y llevar el control y seguimiento del cierre e inicio de los mismos. Además, la facilidad del acceso a los documentos, harán que estos procesos fluyan de manera rápida y eficaz, en tiempo real, de una persona a otra, aportando precisión en las actividades e incrementando el cumplimiento de las mismas, en fechas estipuladas.
¿Cómo es el proceso de digitalización?
- Primero se debe definir cuál es la información que se quiere digitalizar, al iniciar el proceso de recolección de documentos, también se puede aprovechar para eliminar carpetas y documentos que ya no serán de utilidad. De paso es posible reciclar las carpetas, clips y papel que vaya a ser desechado. Este puede ser el paso que implique más tiempo.
- Una vez definidos los documentos que deben ser digitalizados, será necesario escanear toda la documentación que se haya definido. Contamos con escáners especializados para asegurar la calidad de los documentos en su versión digital, además de una corta duración en el proceso.
- Mediante una herramienta de reconocimiento de caracteres, se podrá transformar la imagen digitalizada en texto, con el fin de crear un documento de texto que podrá ser editable en caso tal de que se necesite.
- Finalmente, todo el contenido digitalizado será almacenado automáticamente en una base de datos personalizada según el criterio de la empresa; de esta forma, se podrá optimizar la búsqueda de los documentos y generar oportunidades de flujos de trabajo efectivos. Toda la documentación escaneada contará con una copia de seguridad, garantizando así su pronta recuperación en caso de algún tipo de perdida.
Sin duda alguna, la digitalización de documentos es una excelente alternativa para todas las empresas que quieran innovar, generar nuevos retos junto con excelentes resultados y además ser sostenibles. En definitiva, aprovechando los beneficios de la digitalización de documentos y de la mano de la gestión documental, podrá coordinar el manejo, control y traspaso de documentos e información, de una manera más fácil y productiva.
