El buen funcionamiento y la productividad de las organizaciones parte de un manejo eficiente de la documentación. Incorporar un sistema de gestión documental de modo estratégico no solo facilita el acceso y la organización de la información, sino que también mejora la colaboración entre los equipos y garantiza la seguridad de los datos delicados de la empresa.
En este artículo, verás qué es un sistema de gestión documental, las funcionalidades esenciales que debe ofrecer, los diferentes tipos de sistemas disponibles, y cuál es la importancia de los documentos administrativos en la empresa.
¿Qué es el sistema de gestión documental?
Un sistema de gestión documental (SGD) es una herramienta informática que permite a las empresas capturar, organizar, almacenar y gestionar de manera eficiente todos los documentos y archivos digitales de la organización.
Estos elementos no solo se encargan de centralizar la información, sino que también facilitan la búsqueda avanzada y segura de documentos, controlan las revisiones y modificaciones, y permiten automatizar los flujos de trabajo de aprobación, distribución y colaboración en todos los niveles de la organización.
Funcionalidades clave de los sistemas de gestión documental
Almacenamiento en la nube
Los sistemas de gestión documental ofrecen la posibilidad de archivar de manera segura en la nube los documentos generados en la empresa; de esta forma garantiza la integridad de la información y la disponibilidad en todo momento.
Esta función permite a las empresas liberarse de la dependencia de sistemas de almacenamiento locales, dándoles la libertad de acceder a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
Además, el almacenaje en la nube proporciona una mayor escalabilidad, haciendo que las organizaciones incrementen o disminuyan la capacidad de almacenaje según sea necesario, sin la necesidad de invertir en hardware adicional.
Indexación y búsqueda avanzada
Una de las características más importantes de los sistemas de gestión documental es la capacidad de indexar y organizar de manera eficiente los documentos.
Mediante la indexación automática de metadatos es posible saber cómo se clasifican los documentos de acuerdo con el nombre de archivo, fecha de creación, autor, y palabras clave. De esta manera se simplifica la búsqueda y la recuperación de la información.
Esta cualidad no solo agiliza los procesos, sino que también mejora la precisión y la relevancia de los resultados de búsqueda.
Control de versiones
Los SGD mantienen un registro detallado de las diferentes versiones de un documento a lo largo del tiempo. Esta característica es esencial para garantizar la trazabilidad y la integridad de los documentos, ya que los usuarios pueden acceder a las versiones preliminares, comparar los cambios realizados y hacer restauraciones si es requerido.
El control de versiones también ayuda a evitar la pérdida de información vital y mejora la colaboración entre los miembros del equipo, al permitir el seguimiento preciso de las modificaciones realizadas en los documentos.
Flujo de trabajo y colaboración
Otro aspecto destacable en los SGS es que facilitan el trabajo cooperativo entre el talento humano al ofrecer herramientas integradas para compartir, revisar y aprobar documentos.
Estos sistemas permiten la asignación de tareas, la definición de flujos de trabajo personalizados, y la creación de notificaciones automáticas para mantener a los usuarios informados sobre los cambios realizados en los documentos.
La colaboración en tiempo real, así como la posibilidad de realizar comentarios y revisiones directamente en los documentos, mejoran la eficiencia de los procesos internos y fomentan un entorno laboral más productivo.
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¿Cuáles son los sistemas de gestión documental en la empresa?
Existen diversos tipos de sistemas de gestión documental, sin embargo, es común clasificarlo de dos maneras: según el tipo de soporte de almacenamiento y de acuerdo al tipo de documentos que se almacena.
Según el tipo de soporte
- Sistemas manuales: es donde se almacenan los archivos físicos. Muy utilizado en organizaciones pequeñas con un bajo número de documentos generado.
- Sistemas electrónicos basados en la nube: ideal para empresas que requieren flexibilidad y acceso remoto a sus documentos.
- Sistemas digitales en servidores locales: recomendado para organizaciones que necesitan un mayor control y seguridad sobre su información y prefieren mantenerla internamente.
Según el tipo de documento
- Tratamiento de imágenes y contenido: son los sistemas más simples para tratar y administrar archivos de texto e imagen, relacionados con la actividad de organización. Suelen ser dispositivos de escaneo y software.
- Gestión de flujo de trabajo: permiten administrar las reglas para asignar tareas automatizadas en los documentos creados.
- Almacenaje de registros: estos sistemas en la nube permiten conservar documentos por un tiempo determinado como registro de jornadas laborales, facturas, entre otros.
- Documentos empresariales: ofrecen funcionalidades avanzadas a los diferentes departamentos y áreas, como control de versiones, flujos de trabajo automatizados, integración con otras herramientas empresariales, y más.
¿Por qué es importante implementar los sistemas de procesos en la empresa?
La implementación de un sistema de gestión documental en la empresa conlleva una serie de beneficios significativos, como:
- Permite organizar de manera eficiente y estructurada toda la información generada dentro de la empresa.
- Al contar con un sistema bien clasificado se ahorra tiempo en la búsqueda manual de la información, ayudando a mejorar la productividad de los colaboradores y utilización eficiente de recursos.
- Además, gracias a los sistemas de gestión, las empresas logran cumplir con las regulaciones legales en cuanto a la vigencia de documentos oficiales, así como en la conservación y protección de la información sensible.
- Así mismo, estos sistemas cuentan con medidas de seguridad que protegen la información de accesos no autorizados, pérdidas o daños, asegurando la confidencialidad e integridad de los documentos.
- Por otra parte, al facilitar el acceso simultáneo de los archivos, los sistemas de gestión documental fomentan la colaboración entre los equipos, incluso si se encuentran en ubicaciones geográficas distintas.
En conclusión, elegir el sistema adecuado de gestión y trámite de una empresa es un paso fundamental que conduce a la optimización de los procesos internos, dado que no solo mejoran la productividad de sus colaboradores, sino que también garantizan la seguridad de la información empresarial.
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