Cuando se habla de depuración documental, nos referimos al proceso donde se destruyen los archivos de forma correcta, bajo las leyes predominantes.
La eliminación de documentos es de gran relevancia, pues genera beneficios para las empresas, principalmente por cuestiones de orden y control en los departamentos, cuando todos los documentos están organizados de forma adecuada y no existen documentos sin valor, los procesos se optimizan.
Esta optimización se logra cuando los tiempos de búsqueda de archivos se disminuye, lo cual aumenta la productividad y el desarrollo organizacional, pues en toda empresa la información es fuente de poder.
Para eliminar documentos se requiere de tener criterios valorativos previos, es decir, si ya no tienen valor alguno, si son de suma importancia o si es legal eliminarlos por el tiempo transcurrido, ya que la seguridad en la información es un elemento primordial en este aspecto.
Depuración documental: Características
Todo este procedimiento dispone de ciertas características particulares, entre las que se pueden mencionar las siguientes:
- Debe ser irreversible y bajo un proceso apropiado.
- La destrucción puede ser física (en papel) o por los medios digitales.
- La eliminación documental debe ser legal, segura y confidencial.
- Solo se deben retener los que siguen teniendo vigencia y son relevantes para la empresa.
¿Cómo hacer una correcta eliminación de documentos?
Primer paso: selección final de los archivos
Se debe empezar por la selección de documentos que se desean eliminar, esto se realiza bajo ciertos criterios evaluativos.
Hay que determinar si los documentos disponen de valor primario o secundario, lo que significa que si aún sirven o son útiles para la empresa u organización en general, bien sea a nivel técnico, histórico, documental, cuentan con un contexto legal, entre otros, entonces tiene valor primario.
Para hacer la respectiva clasificación, es necesario que la revisión sea exhaustiva, pues los aspectos valorativos deben ser integrados y tomados en cuenta.
Segundo paso: utilizar la tabla de retención documental (TRD)
Luego se procede a usar la TRD, siendo esta la herramienta que permite identificar información por medio de series, así como clasificarla, determinar el tiempo en que deben permanecer los documentos y cuál será su destino, evaluar su ciclo de vida.
Recomendamos: Tabla de retención documental: Qué es y para qué sirve
Estas pueden ser elaboradas en físico y también digitales, lo que debe ser preciso es que la elaboración debe estar en manos de expertos en archivología, que genere el reflejo de integridad de gestión y que siga el instructivo de elaboración de estas tablas.
Tercer paso: definir los tiempos de retención
Este es un paso importante, puesto que el tiempo por el cual serán retenidos los archivos y documentos en general debe ser establecido en los documentos archivísticos a través de series e incluso subseries si es necesario.
Cuarto paso: hacer el acta de eliminación
Este documento es exigido por algunas entidades gubernamentales y para ello disponen de algunos formatos, en este paso es importante señalar que a las empresas privadas no se les exige esta documentación, pero si es necesario que dispongan de un oficio que sea valedero, firmado y sellado por el encargado de hacer el proceso.
Se debe anexar al acta el inventario de los archivos que serán eliminados, este deberá ser bastante detallado y creado a partir de el formato oficial.
Quinto paso: supresión de los documentos
Luego se procede a desechar los documentos seleccionados y autorizados para ello, en este paso se deben tomar en cuenta ciertos aspectos, por ejemplo, no se recomienda que se quemen los archivos, ya que esto implica efectos medioambientales.
Te puede interesar: Depuración documental para el cuidado del medio ambiente
En Advanz tenemos todo lo necesario para el proceso de gestión documental, pues disponemos de personal capacitado para hacer trabajos de alta calidad, así que si requieres hacer la depuración documental de tu empresa u otra gestión de este tipo no dudes en contactarnos y te atenderemos inmediatamente.
Conoce este y otros servicios aquí.
