Parte de la logística empresarial, es asegurar el correcto funcionamiento de los procesos, con los que las empresas deben contar para facilitar el trabajo interno y así, hacer llegar los productos o documentos a sus clientes de la mejor manera, asegurando la calidad y puntualidad en sus entregas.
Pero antes de que se realice dicha entrega, es necesario que los documentos sean procesados. A estos procesos se les conoce como alistamiento de documentos.
Por ello, en este artículo hablaremos sobre los tipos de alistamientos empleados como parte de la logística, el servicio de ensobrado y embolsado.
¿Qué es ensobrado?
El ensobrado corresponde a la acción en la cual un documento, ya sean facturas, cartas, extractos bancarios, carnets o algún otro, es insertado dentro de un sobre.
Hay varias formas de realizar el ensobrado y esto depende de la dificultad del proceso de alistamiento que este pueda tener, en primera instancia encontramos el modo tradicional, es decir, manualmente; la segunda, es el método mecánico, conocido como ensobrado automático, el cual es llevado a cabo mediante la implementación de una máquina llamada ensobradora y por último tenemos el auto-sobre que se realiza por medio de una máquina conocida como plegadora selladora.
Una máquina ensobradora es la herramienta con la que se agiliza el proceso de plegado, ensobrado de cartas y documentos, por esto también es conocida como plegadora selladora. El uso de esta herramienta puede mejorar a gran escala la productividad de las áreas de una organización que requiera hacer este tipo de tareas.
A continuación profundizamos más acerca de los tipos de ensobrado y cómo escoger el más apropiado para tus trabajos.
Ensobrado manual
Es verdad que la tecnología ha facilitado muchos procesos con el paso del tiempo, el ensobrado es uno de esos, pero el ensobrado manual aún es parte de los procesos de alistamiento de documentos.
El ensobrado manual se aplica cuando se deben agrupar diferentes documentos de una misma persona en un mismo sobre, por lo general se usa cuando el número de documentos para cada persona no es homogéneo, es decir, cada persona recibe diferente número de documentos, es por esto que se hace el proceso manual, porque automatizar un ensobrado independiente para cada persona, puede terminar siendo menos productivo.
Ensobrado automático
Este tipo de ensobrado permite realizar el alistamiento de documentos de forma masiva y rápida, siempre y cuando el proceso está debidamente estandarizado por unos códigos de barras que permitan a la máquina hacer un reconocimiento de caracteres y asimismo clasificar los documentos dentro del sobre (este proceso es muy inusual, ya que se debería hacer una codificación. de códigos de barras para cada hoja y esto podría generar retrasos y/o errores de lectura del mismo), por otro lado, se puede utilizar esta máquina cuando la cantidad de documentos que vaya en el sobre, sea el mismo para todos los registros.
Auto-sobre
Este tipo de ensobrado favorece a la reducción de costos dentro de los procesos internos de cada compañía, ya que este se realiza por medio de una plegadora – selladora, la cual permite sellar los documentos en sus lados laterales y evitar que la información se pueda visualizar, esto permite que no se tenga que hacer compra de sobres y permite disminuir el uso de papel y por ende reducir el impacto ambiental generado.
Tipos de autoensobrado
Plegado en C
El plegado tipo “C” se ejecuta cuando se desea ocultar la información interna del documento, sin necesidad de hacer uso de un sobre.
El proceso es el siguiente: La hoja pasa por la máquina plegadora selladora y pone goma en los laterales, y crea micro cortes en los laterales para formar desprendibles y crear el autosobre.
Para este tipo de autoensobrado se debe hacer una impresión dúplex (en las dos caras de la hoja), ya que en la parte interna del plegado se encuentra la información confidencial y en la parte externa se encuentra la información de guía, donde se especifica el destinatario, remitente y otra información que se empalma con la guía de mensajería.
Plegado en Z
El plegado en “Z”, requiere el uso de un sobre, ya que con este no hay forma de ocultar la información confidencial, aunque da la oportunidad de colocar información de valor en ambas caras de la hoja, es decir, se puede hacer uso de la impresión dúplex o símplex.
Actualmente, el ensobrado es importante para el procedimiento de envío de facturas, también llamado técnicamente billing, en este, una vez que el cliente ofrece las facturas a la empresa que contrató, dicha información es impresa y doblada, para finalmente realizar el envío en forma masiva (mailing postal) de estas.
Ensobrado ordinario
El ensobrado ordinario o convencional, es el que se ejecuta cuando los distintos documentos que se han de incorporar en el sobre, poseen un contenido estándar que es de interés para todos los clientes.
Ensobrado inteligente.
El ensobrado inteligente es aquel que requiere de un programa especializado que pueda leer a través de códigos de barra para organizar la documentación, a fin de que pueda personalizarla, en caso de que esta vaya dirigida a un mismo cliente. La ventaja de este tipo de ensobrado es que permite optimizar el proceso, pues lo agiliza en gran manera.
De esta forma, resulta mucho más sencillo comunicar información distinta y personalizada en un solo envío, logrando adaptarse aún más a los requerimientos que pida el cliente.
¿Qué es embolsado?
El embolsado es una técnica de alistamiento, en la que se colocan dentro de una bolsa distintos productos, para posteriormente ser embalados y distribuidos a los clientes y consumidores.
El embolsado es esencial al momento de realizar las entregas, siendo clave en el proceso de picking rápido, sobre todo si se cuenta con una gran cantidad de pedidos.
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Existen, igualmente, dos maneras de realizar el embolsado, puede hacerse con equipos manuales o con equipos automáticos, es decir, con la ayuda de una máquina de embolsado y sellado.
La elección entre uno u otro va a depender fundamentalmente del tipo de productos, de las condiciones del área donde se encuentren, el tamaño de los mismos y los sistemas implementados por la empresa.
¿Cómo se colocan las guías en los paquetes?
En Advanz contamos con el microperforado de papel, este nos permite ofrecer un servicio integral, en donde no solo hacemos la impresión de los comunicados, sino también hacemos la impresión de guías de mensajería.
Para la creación de las guías, tomamos una hoja tamaño carta, de la cual pueden salir diferentes microperforados: X3, X4,X6,X8, después de definir la cantidad de guías por hoja, se efectúa la impresión con la caída de datos variables según el destinatario.
Una de las funciones que tienen las guías creadas con microperforado, es la prueba de la entrega de los paquetes o documentos, ya que esta cuenta con una sección desprendible que el encargado conserva con los datos de entrega. Este servicio es muy útil en caso de devolución, ubicación errónea, entre otros.
Diferencias entre ensobrado y embolsado
Cómo ha podido notarse, desde la definición misma de los servicios de ensobrado y embolsado, podemos observar las diferencias. Para empezar, ensobrar quiere decir, como su nombre lo indica, la acción y procedimiento de “colocar en un sobre” mientras que embolsar, se refiere a la acción y procedimiento de “colocar en una bolsa”.
Ahora, parece que las bolsas, que son la herramienta esencial para el embolsado, se diferencian de los sobres, por el material del que están hechas.
Pero más allá de estos, los procesos mismos varían por los productos en los que se realiza cada uno. En el caso del ensobrado, este está dirigido a distintas clases de documentos empresariales, por ejemplo, comunicados, cartas, catálogos, folletos, revistas, bonos, entre otros. Mientras que el embolsado abarca una mayor variedad de productos y sectores, como el sector financiero, salud, público, entre otros.
Los servicios de ensobrado y embolsado son fundamentales para realizar una entrega exitosa de mensajería sensible. Es por ello que, estos procesos pueden ser confiados a empresas de ensobrado que se especializan en la realización de este tipo de servicios.
En Advanz Logistic, contamos con amplia experiencia en el área de logística y transporte, entre estos, con el servicio de ensobrado y embolsado.
Adicional a esto, también prestamos el servicio de email marketing, impresión digital, diligencias empresariales y gestión documental, por lo que, si su empresa requiere de alguno de nuestros servicios, contáctenos para asesorarle, pues siempre estamos para brindar ayuda.
