En general, los seres humanos nos mantenemos la mayor parte del tiempo interactuando con otras personas; es por ello que tener una comunicación y expresión efectiva es de suma importancia.
Hemos dedicado este artículo, con la intención de ofrecer algunos datos precisos sobre qué es la gestión de las comunicaciones y cómo puede ayudar a romper barreras y así alcanzar el éxito tanto empresarial como profesional.
Gestión de las comunicaciones ¿Qué es y cómo funciona?
La gestión de las comunicaciones (communication management), hace referencia al desarrollo de una política o plan de comunicación sistemático de una organización, el cual tiene como objetivo principal lograr un intercambio de información más eficiente entre todas las áreas de la empresa, entre la empresa y el cliente y las comunicaciones externas de la empresa.
Para lograrlo, se emplea un conjunto de métodos, técnicas, procedimientos, y tecnologías que permiten desarrollar una interacción informativa y emocional con mayor alcance y efectividad entre los distintos niveles de individuos y comunidades que representan a la organización y el entorno.
Las funciones básicas de la gestión de las comunicaciones están basadas en acciones como la anticipación, organización, dirección, coordinación y el control, lo que se traduce en:
- La gestión de las comunicaciones debe definir los objetivos.
- Identificar los medios para alcanzar dichos objetivos.
- Planificar las acciones que permiten conseguir esos objetivos, tomando en consideración las situaciones y los recursos que posee.
- Además, debe organizar cómo se van a aplicar estos planes.
- Coordinar la interacción que hay entre los componentes del proceso comunicativo, y las actividades a realizar por parte de los representantes de primera línea.
- Luego, supervisar la correcta ejecución del plan.
- Al final, realizar los ajustes del proceso, de acuerdo de los resultados obtenidos entre la comunicación y la retroalimentación.
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Gestión de las comunicaciones aplicando las 5 W
Las 5 W son una fórmula aplicada en la gestión de la comunicación, con el fin de obtener los aspectos más importantes de una situación; es decir, esta metodología nos permite realizar las preguntas adecuadas para entender un evento, situación, interés o contexto en particular y responder a este de manera efectiva, en lugar de solucionarlo sin previo análisis.
Las 5 W son:
- What? / ¿Qué?: ¿Qué mensaje queremos enviar?
- Who? / ¿Quién?: A quién va dirigido. En este caso, el mensaje debe ajustarse a la persona de interés.
- When? / ¿Cuándo?: Conocer el momento apropiado en el que nuestra audiencia será más receptiva.
- Where? / ¿Dónde?:Elegir el canal más apropiado en el que los demás reciban esa información.
- Why? / ¿Por qué?: Es necesario estar seguros de que ese contenido está alineado con el objetivo de tu marca o lo que representas.
Herramientas fundamentales para la gestión de las comunicaciones
Existen diversas herramientas que aportan grandes soluciones de comunicación, las cuales pueden ser escritas, orales, digitales y hasta audiovisuales.
- Cartas a los clientes
Las cartas son una grandiosa herramienta debido a su legibilidad y brevedad. Su meta principal es difundir o transmitir información relevante para tus clientes de forma personalizada, de acuerdo a la actividad económica de la compañía, entre ellas pueden ser: cartas de bienvenida, comunicados informativos, status de productos financieros, entre otros; es importante mencionar que así parezca un proceso sencillo se requiere de un experto en manejo de bases de datos e impresión de documentos, ya que en este estará el éxito de que cada carta llegue con los datos correspondientes a la persona indicada.
Los libros de estilo libre
Este tipo de impresión masiva, puede tratarse de un portafolio, que contiene información técnica e histórica de la organización; y sirve para que tus clientes, tengan una visión más integral y profesional de los servicios que ofreces.
- Email marketing
Son una estrategia muy eficiente para la comunicación con los clientes, ya que se puede personalizar y automatizar, además, varios de los documentos que anteriormente se enviaban por correspondencia, ahora pueden ser enviados a través de correos electrónicos certificados.
- Los folletos informativos
Este tipo de material, ya sea en impresión blanco y negro o a color, está hecho con el objetivo de divulgar información de interés para tus clientes, como algún evento o acontecimiento de tu compañía, así como también para difundir, por ejemplo, las características y el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
- Las publicaciones institucionales
También conocida como revistas institucionales, son instrumentos realizados a través de impresión láser y se encargan de mantener informados, tanto al personal como a los clientes, sobre los avances suscitados en las diferentes áreas de la empresa.
En resumen, contemplar un plan de gestión de las comunicaciones garantizará el éxito de las estrategias empresariales.
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