En la actualidad, la gestión documental se ha convertido en una pieza fundamental para el éxito de las empresas en la era digital. Con la cantidad de información que se maneja diariamente, es necesario contar con un programa de gestión documental eficiente, que te ayude a organizar, almacenar y acceder de manera rápida y segura a todos tus archivos digitales.
En este artículo, te diremos qué es un programa de gestión documental, su evolución y cómo puede optimizar la comunicación dentro de tu empresa en un entorno digital.
¡Sigue leyendo y descubre también los pasos clave y los desafíos que puedes enfrentar a la hora de integrarla en tu organización!
¿Qué es el programa de gestión documental?
Se trata de un enfoque sistemático para administrar y controlar la información electrónica generada y recibida en una organización. Consiste en una combinación de políticas, procedimientos y tecnologías que permiten la creación, almacenamiento, organización y acceso eficiente a los documentos relevantes.
Básicamente, entre la gestión documental funciones tenemos que, proporciona un seguimiento eficiente de los flujos de trabajo y procesos relacionados con la documentación, lo que contribuye a una mayor eficiencia operativa y ahorro de tiempo; optimizando además la toma de decisiones, para finalmente garantizar el cumplimiento legal y normativo.
Evolución de la gestión documental en la era digital
En la era digital, la evolución de la gestión documental indudablemente ha sido rápida, logrando adaptarse del mismo modo a las necesidades y desafíos que surgen en las empresas con el avance de la tecnología.
Anteriormente, los documentos se manejaban en formato físico, lo que generaba problemas de espacio, pérdida de tiempo en la búsqueda y dificultades para compartir la información.
Sin embargo, con la llegada de la digitalización, los archivos físicos se han transformado en digitales, facilitando la búsqueda y recuperación; lo que impulsó una evolución significativa en la gestión documental.
Así mismo, se ha desarrollado un sistema más avanzado, que ofrecen funcionalidades más sofisticadas, como por ejemplo el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la automatización de flujos de trabajo, la integración de otras herramientas y/o sistemas de gestión empresarial, así como también la movilidad y el acceso remoto.
Pasos clave para integrar la gestión documental
La integración exitosa de la gestión documental en una empresa, requiere de una planificación adecuada y la implementación de los siguientes pasos:
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Definir objetivos y alcance
Antes de implementar la gestión documental es necesario definir los objetivos que se quieren alcanzar con esta iniciativa. Esto implica identificar las necesidades de la organización en términos de control de información y acceso a los documentos, así como establecer el alcance de la gestión documental; es decir, qué tipos de documentos se van a gestionar y de qué manera.
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Realizar un diagnóstico
Es importante hacer un análisis de la situación actual de la organización en cuanto a la gestión de documentos. Esto incluye identificar los procesos y flujos de trabajo relacionados con la documentación, así como los sistemas y herramientas utilizadas actualmente. Esto ayudará a identificar las fortalezas y debilidades en la gestión documental y servirá como punto de partida para realizar mejoras.
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Diseñar una estructura documental
Una vez que se conocen las necesidades y la situación actual, es necesario diseñar una estructura documental que permita organizar y clasificar de manera eficiente los documentos de la organización. Esta estructura debe ser intuitiva y fácil de navegar, y debe reflejar la forma en que se desarrollan los procesos de la organización.
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Establecer políticas y procedimientos
Las políticas y procedimientos claros y documentados sobre cómo gestionar y almacenar los documentos, son vitales para establecer reglas sobre la clasificación de los documentos, la forma de etiquetarlos, los plazos de retención y disposición de los documentos, entre otros aspectos.
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Implementar una solución tecnológica
Otro de los pasos de la gestión documental que tiene gran relevancia, es precisamente este, ya que se deben elegir las herramientas y sistemas especializados que mejor se ajusten a las necesidades y características de la organización. Estas soluciones permiten el almacenamiento, la búsqueda, la colaboración y el seguimiento de los documentos de manera eficiente.
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Capacitar al personal
Una vez que se ha implementado la solución tecnológica, es necesario capacitar a todo el personal de la organización en su uso. Esto incluye enseñarles cómo utilizar la herramienta y seguir las políticas y procedimientos establecidos. La capacitación debe ser continua y puede incluir la realización de talleres, tutoriales y material de referencia.
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Monitorear y mejorar
Por último, es fundamental realizar un seguimiento constante de la gestión documental y evaluar su efectividad. Esto implica monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos, medir el rendimiento de la solución tecnológica y realizar ajustes y mejoras si es necesario.
Como la gestión documental optimiza la comunicación digital en la empresa
La gestión documental eficiente tiene un impacto directo en el sistema de comunicación digital, tanto interna como externa de la empresa; ya que al optimizar la creación, almacenamiento y acceso a los documentos, se agilizan los flujos de trabajo y se mejora la colaboración entre los miembros del equipo.
Por otro lado, la comunicación digital se simplifica, pues se cuenta con la información necesaria a la mano, lo que reduce los errores y malentendidos.
Desafíos y oportunidades en la gestión documental en un entorno digital
Dentro del entorno digital, la gestión documental puede presentar algunos desafíos, entre los cuales incluyen mantener la seguridad de los datos, la confidencialidad y la privacidad, así como la gestión correcta de grandes volúmenes de información.
Sin embargo, también ofrece oportunidades que les permite automatizar tareas, mejorar la eficiencia, reducir el uso de papel y optimizar los flujos de trabajo.
Aquí entran en juego la inteligencia artificial y el análisis de datos, como herramientas que pueden potenciar aún más las capacidades de la gestión documental.
En conclusión, la gestión documental en entornos digitales juega un papel relevante en los procesos empresariales; dado que, mediante la implementación de un sistema adecuado y a la adopción de herramientas tecnológicas, las organizaciones pueden tomar mejores decisiones, reducir los costos operativos e incrementar su rentabilidad.
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¡Así que, no esperes más y comienza a integrar la gestión documental en tu empresa, para mejorar su productividad de forma integral!
