Una de las cosas que caracterizan a una empresa es la gran cantidad de información que manejan; todo el tiempo están generando o recibiendo archivos, tanto en físico como en digital. Por el volumen de estos documentos, podríamos imaginarnos que todos ellos siguen guardados en algún estante, combinados entre sí, sin ningún orden aparente, y en el caso de los archivos digitales, guardados en algún computador destinado únicamente para ese mismo fin.
Esta concepción la tenemos y, en algunas ocasiones, la tienen las empresas, porque la organización y manejo de estos mismos documentos implica grandes cantidades de trabajo y de tiempo. No es solamente la necesidad de que los archivos estén bien organizados o clasificados, sino también lograr identificar cuál es la mejor manera de almacenarlos para que sean de fácil acceso, y de gestionar la manera en la que se mueven dentro de la misma organización, facilitando considerablemente la interacción de los usuarios o integrantes de las compañías con la información.
Para que una empresa pueda mantener bajo control el manejo de sus documentos y archivos, sí o sí tiene que recurrir a la ayuda de la gestión documental, la cual puede llevarse a cabo por un equipo perteneciente a la misma empresa o, en caso de necesitarlo, contratar un equipo especializado, como el que ofrece Advanz.
Cualquiera de las dos opciones es de verdadera utilidad, pero no se puede olvidar que la calidad y eficiencia dentro del mismo proceso es lo que lleva hacia resultados visibles y aplicables.
Bueno, no podemos continuar sin primero entender, de primera mano, qué es la gestión de documentos y administración de archivos.
Hablando directamente con la gestión documental: ¿qué es?
Puede sonar un poco abrumador, lo sabemos, pero, de forma proporcional, es necesario. Lo más importante ahora es definir, la práctica viene después: La gestión documental es todo el conjunto de normas, instrucciones, procesos que son aplicados al momento de acceder, distribuir o tramitar documentos. El objetivo clave de un buen sistema de control documental es facilitar el desarrollo de los demás procesos generales de la compañía, como la creación de contenidos, la comunicación interna, la ubicación y acceso a los archivos y la preservación de los mismos.
Por otro lado, pero no menos importante, los procesos de gestión documental tienen 3 ventajas fundamentales: la primera, claramente, es el mejoramiento de las formas de gestión y control de documentos dentro de la organización; esta ventaja nos lleva a la segunda, que es la búsqueda y necesidad de automatizar los procesos con ayuda de la misma digitalización, y por último, la reducción de costos y tiempos para la empresa.
Ya conociendo la definición de gestión documental y algunas de sus características más importantes, es momento de hablar sobre DMS o, mejor conocido como el Sistema de Gestión Documental. Este sistema es la manera en la que se automatiza todo el proceso, con ayuda de la digitalización de la información. El sistema se apoya en la utilización de un software encargado de almacenar, a través de repositorios, los documentos y archivos, establecer métodos de flujo y recuperación de información.
Créenos, tener un buen plan de gestión documental es lo que necesitas ¿por qué?
Aunque ya te hemos hablado de algunas de las cosas que vuelven a la gestión documental una amiga inseparable para las empresas, queremos brindarte un panorama general de todos los beneficios que vienen con ella, no solamente a nivel de organización, sino en calidad de trabajo y productividad:
- Un buen software de gestión de documentos va a permitirte manejar un repositorio que lo centralice todo, pero ¿esto qué significa? Significa que la forma en la que están clasificados los documentos de tu empresa es mucho más precisa y lógica; lo anterior evita errores tanto del software, al momento de realizar la clasificación, como del equipo humano, al momento de buscar los archivos o intentar editarlos.
- El mismo repositorio centralizado lleva también a que la información esté disponible, de manera más sencilla, para toda la empresa; esto beneficia de manera directa el trabajo en equipo y permite que la información de cada equipo de trabajo se complementa con otro tipo de documentos.
- El software es la mejor herramienta para evitar la pérdida de documentos: a no ser que sea mal manejado o la información se guarde de manera incorrecta, es muy difícil que el Sistema de gestión de documentos lleve a alguna pérdida de este estilo. Los archivos importantes y que serán de utilidad en el futuro de la compañía están bien resguardados.
- Conocerás lo que es la optimización: cuando gestionas los documentos de manera electrónica, aparte de que los integrantes de la compañía pueden acceder a ellos mucho más rápido y fácilmente, también se evitarán problemas comunes como tener el documento archivado dos veces o en otra locación diferente a donde se necesita. Esto permite que el tiempo rinda mucho más y por tanto, se mejore la calidad del trabajo.
- El presupuesto no sufrirá tanto: cuando tengas toda la documentación en digital, no podrás dudar de que ahorrarás una gran suma de dinero al no tener que imprimir, ni fotocopiar. La inversión en los servicios y softwares de gestión documental es bastante accesible y te dará ganancias por mucho tiempo.
- Los diferentes gobiernos tienen normativas especiales en cuanto al manejo de esta clase de información: al momento de acogerse a la gestión documental, estás asegurando el cumplimiento de estas normas y por tanto, mantendrás a tu empresa dentro de los parámetros legales necesarios para su buen funcionamiento.
¿De qué te puedes beneficiar al momento de contratar un servicio de Gestión documental?
Las empresas de gestión documental, o las que ofrecen estos servicios, pueden ofrecerte la gestión de tus documentos de diferentes maneras o incluso, pueden ofrecerte solo uno de todos los procesos que implica la gestión documental. En el caso de Advanz, ofrecemos un servicio con múltiples pasos que abarcaran lo más fundamental y llevarán a tu empresa un paso más allá en la búsqueda del progreso:
- Diagnóstico documental: Como siempre, se debe comenzar por comprender el estado actual de la empresa, porque es desde ahí que se puede empezar a buscar soluciones. En este paso, se valora la infraestructura con la que cuenta la empresa, la tecnología a la que tiene acceso y la manera en la que se está cumpliendo con las normas requeridas. Es el proceso de observación y de análisis.
- Asesoría documental: Ya teniendo totalmente claro cómo está funcionando la empresa, pasamos a orientar a los clientes para que conozcan todo sobre la gestión documental y las herramientas que pueden ser de verdadera utilidad, de acuerdo con las condiciones en las que se encuentra la gestión de sus documentos.
- Organización documental: Acá es donde debemos adentrarnos en el archivo, físicamente. Para esta parte, se cuenta con personal calificado que clasifique, limpie y ordene el archivo documental, con la intención de que, además, de cumplimiento a todos los requerimientos legales.
- Digitalización de documentos: Como su nombre lo indica, el paso a seguir es la transformación de los documentos que se encuentren en físico a lo digital. Cuando se hace esto se reducen los riesgos de pérdida y de daño de la información, además se facilita el acceso a ella.
- Custodia de archivo: Advanz brinda la infraestructura adecuada, tanto física como tecnológica, para conservar y administrar los documentos. Además, le brinda a los clientes la seguridad de que sus documentos están protegidos y son de total confidencialidad.
- Consulta de documentos: No estamos solamente para custodiar la información, damos también las herramientas necesarias para que se pueda tener control constante sobre ella, como, por ejemplo, los aplicativos en la nube, el correo electrónico, entre otros.
- Instrumentos archivísticos: Todas las herramientas que sean necesarias las construimos para su empresa. Dentro de nuestros instrumentos tenemos Tablas de retención documental, tablas de valoración documental, programa de gestión documental, cuadro de clasificación documental y un plan institucional de archivos. Cada uno de ellos se encargará de los documentos y archivos de la mejor manera posible.
- Destrucción de documentos: Advanz se encarga de estudiar y poner en práctica la mejor manera de eliminar y destruir los documentos que ya no son necesarios, teniendo en cuenta la reglamentación para este fin, especialmente la medioambiental.
Algunos consejos extra para lograr la mejor gestión documental
Para finalizar, queremos darte unos consejos extra para que tu empresa pueda llevar a los mejores términos este proceso:
- Siempre se deben tener todos los documentos organizados de una forma centralizada, además de contar con las categorías y subcategorías pertinentes para que el funcionamiento sea correcto. Es un paso clave para que la empresa obtenga los resultados esperados.
- Los metadatos son fundamentales: no olvides que como todo está en la nube, las palabras clave pueden ser de gran ayuda para encontrar la información y mantenerla siempre presente.
- Por último, la seguridad no puede quedarse atrás. Dado que todo quedó almacenado en un software es muy importante que los miembros de la empresa tengan claves o pasos específicos para acceder a la información y evitar así, que caiga en las manos equivocadas.
La gestión documental es todo lo que no se puede obviar dentro de la empresa. Como en cualquier proceso hay que ser conscientes de todo lo que se puede necesitar, con la intención de no interrumpir el proceso y permitir que fluya lo más orgánicamente posible. Si tu empresa aún no cuenta con este servicio, es momento de que empiece. El avance está ahí, muy cerca, solo es cuestión de explotarlo. Advanz te invita a hacerlo.
