El proceso de administración de documentos se caracteriza por ser sistemático, y debido a ello, requiere la implementación de instrumentos archivísticos destinados a ofrecer las herramientas y procedimientos que garanticen su óptimo desarrollo.
Una gestión documental bien coordinada requiere la ejecución de un conjunto de estrategias que conduzcan a la categorización apropiada de los documentos, su tipificación, disposición, búsqueda y almacenamiento.
Dichas estrategias, están reflejadas dentro de las directrices técnicas y normativas vigentes de administración documental, como el Plan Institucional de Archivos, también conocido como PINAR, qué norma todo lo relacionado con la custodia de archivo / custodia de documentos.
¿Para qué sirve el plan institucional de archivos?
El plan institucional de archivos es una herramienta de gran relevancia dentro de los procesos de la gestión documental, puesto que es un instrumento archivístico con el que es posible planificar las estrategias, así como la administración de documentos en diferentes plazos de manera regulada y eficiente.
Gracias a este plan, es posible registrar los procesos de gestión, teniendo como base los puntos a optimizar, las necesidades a cubrir y las dificultades que presente la organización.
A partir de allí, el PINAR sirve para establecer importantes propiedades y componentes, que permiten el desarrollo estratégico del proceso en la macro de gestión de información y datos, por ese motivo:
- Es necesario aplicarse en todos los departamentos y archivos de cualquier material y/o formatos existentes.
- Es el mecanismo técnico donde se priorizan las actividades a realizar en los PGA (Programas de Gestión Archivística).
- Debe seguir una serie de métodos basados en el análisis, la visión y el propósito de gestión, para su implementación.
- Por otro lado, en él es posible describir el/los propósitos de la planificación, así como el estado actual de gestión documental en la organización, los puntos de mejora y las prioridades, la estrategia a implementar, el mapa o ruta de ejecución, y las herramientas de seguimiento.
De acuerdo a lo anterior, el plan institucional de archivos tiene la capacidad de suscribir todos los pasos a ejecutar en la gestión y organización de documentos, convirtiéndose así en una herramienta para controlar y registrar los progresos a lo interno de la organización.
Metodología para la implementación del PINAR
Al momento de ejecutar exitosamente el Plan Institucional de Archivos es necesario:
- Tener un análisis actualizado de la situación administrativa, financiera, tecnológica y técnica de la organización o entidad.
- Establecer de acuerdo a su prioridad, los aspectos críticos que pueden llegar a afectar la función documental y archivística, respaldado con su pertinente análisis de riesgos.
- Redactar la dirección estratégica que llevará el plan, involucrando la visión, alcance, objetivos, metas, recursos, actividades, así como la selección del/los responsables del proyecto.
- Definir las actividades para ejecutar eficazmente el control y seguimiento, así como el total cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan.
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Beneficios que ofrece el PINAR en la gestión de documentos
La ejecución de un plan institucional bien estructurado para el correcto tratamiento de archivos, puede traer beneficios altamente significativos para cualquier entidad u organización.
Debido a que cuenta con un marco contextual para la planificación y el óptimo desarrollo de la función archivística, es posible ejecutar la dirección, el monitoreo, y las mejoras constantes y eficazmente.
Además, maximiza el uso de los recursos que han sido estipulados para los procesos de gestión de archivo, lo cual ha quedado establecido dentro de la planificación estratégica en cualquier organización.
Al mismo tiempo, incrementa la eficacia y eficiencia en la productividad organizacional.
Conjuntamente, ofrece la capacidad para vincular los sistemas, programas, planes, y proyectos relacionados con la gestión y clasificación de documentos, y a su vez, permite ejecutar estrategias unificadas en favor de la consecución de los objetivos.
Incluso, permite efectuar el seguimiento, la medición y el control, que son vitales para procurar la mejora de los planes y proyectos que se encuentran en ejecución.
¿Qué es la política de gestión documental?
La política de gestión documental es básicamente un instrumento técnico que recopila las reglas y principios para la creación, captación y gestión de documentos. El cual, además, sirve de base para el establecimiento de esquemas de funcionamiento, desarrollos normativos y/o modelos de gestión documental.
Por ser un documento con componentes técnicos, su comprensión no está al alcance de cualquiera, ya que son redactados por y para especialistas.
Sin embargo, está hecho para dar referencia en procesos de cambio, detallando las decisiones tomadas con respecto a diversos aspectos técnicos que son vitales para guiar todo el proceso de implementación en la gestión y conservación de documentos.
¿Qué es el sistema integrado de conservación SIC?
El objetivo del sistema integrado de conservación SIC, es asegurar la preservación y conservación de cualquier material informativo que contenga la organización, manteniendo intactos sus atributos como la integridad, unidad, inalterabilidad, autenticidad, fiabilidad, originalidad y accesibilidad durante todo el ciclo de vida de dicha documentación.
En este sentido, el SIC busca el establecimiento de políticas, reglas y principios que aseguren el mantenimiento, el acceso y la perdurabilidad de cualquier tipo de documento de archivo que formen parte del fondo documental de cualquier organización o empresa, independientemente del tipo de soporte, tecnología o medio utilizado para su registro.
Para la construcción del SIC, las organizaciones, empresas y/o entidades, deben tomar en consideración lo establecido dentro de las normas del Archivo General de la Nación, como el acuerdo 006 de 2014, y contar con la participación de profesionales expertos en conservación y preservación documental.
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Como puedes ver, planificar la administración de archivos y documentos importantes, tiene como intención optimizar las funciones, actividades y la utilización de los recursos, en pro de una gestión de conservación documental fructífera y eficaz.
Por lo que, si una organización espera mejorar la estructuración en el manejo de la información, el PINAR es una guía que puede implementarse a través de una empresa de gestión documental.
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