El inventario puede ser aplicado en varias secciones de la empresa, para el inventario, los documentos deben ser analizados para obtener una trazabilidad de la información que tiene la empresa.
El inventario documental es una herramienta archivística que permite identificar con exactitud y precisión la documentación ya sea por alguna serie preestablecida o según la temática que contenga el documento requerido. Por ejemplo, permite a cualquier empresa conocer los documentos en backlog, tener control de documentos ubicados en diferentes almacenes, consultar información recibida de otras oficinas, identificar los documentos obsoletos y los que están listos para eliminar, encontrar rápidamente documentos para identificarlos, entre otras cosas.
¿Por qué es importante implementar un inventario documental?
Realizar un inventario documental dentro de la empresa le ayudará a describir el contenido y mejorar la organización de los documentos que la empresa genere en un tiempo determinado (Mensual, bimestral, trimestral, semestral, anual).
Una empresa especializada en la gestión documental puede garantizarnos la confirmación documental de cada momento, es decir, la existencia o ausencia de una unidad de fondo documental, a través de un inventario archivístico, es por eso que acceder a estos servicios puede ser beneficioso para la empresa, ya que se garantizan las buenas prácticas y la confidencialidad de los documentos más importantes.
Antes de realizar el proceso de inventario, la empresa debe tener claros los objetivos de la gestión, el sistema de inventario, entre otros factores, ya que se debe presentar a la empresa de gestión los parámetros para comenzar con el proceso.
El proceso de inventariado debe ser útil, para los funcionarios quienes deben tener fácil acceso a las información, además es parte vital de la gestión administrativa de la empresa.
Además el proceso debe describir correctamente las unidades documentales para desarrollar a partir de estas un sistema de control que facilite el alcance de los objetivos de la empresa, como optimizar la gestión o reducir costos.
Beneficios de mantener un control de inventario de los documentos de la empresa
- Mantener un control sobre los documentos disponibles ayuda a las personas encargadas de gestionar los datos a mantener alta seguridad a los documentos que lo requieren.
- Mejora la productividad dentro de la empresa, ya que la búsqueda de documentos no organizados, ya sea porque son muy antiguos o recientes, puede tomar tiempos que se pueden invertir en otras actividades más importantes.
- Permite fácilmente identificar la información que se encuentra en formato digital, especialmente a las empresas que se encuentran en una etapa de digitalización, aunque se esté realizando un inventario físico.
- Significa un ahorro a la empresa, de espacio, de costos, de tiempo y de papel.
- Mejor el periodo de conservación de los documentos, ya que con grandes volúmenes de documentos sin organización ni inventariado, es más probable que se pierdan, dañen o se desechen por error.
- Mejora los procesos internos de la empresa, ya que la recolección de la información es más rápida y dinámica.
- Mejora la situación legal de la empresa, ya que la organización de los documentos deben seguir unas normas preestablecidas.
Por lo general en el proceso de inventario de los documentos se hace uso de un Formato Único de Inventario Documental (FUID), el cual se debe diligenciar para dejar constancia de los resultados y la gestión de inventario.
Es importante tener en cuenta que el inventario documental no es una herramienta estática, es decir, se realiza solo una vez y no tiene renovación, de hecho el inventario debe realizarse periódicamente para obtener resultados y mantener las mejoras que se realizan después del primer inventario.
Esta herramienta sirve para identificar la cantidad de unidades documentales que se generan en la empresa, también el correcto funcionamiento de los registros, entre otras cosas; la empresa que desee acceder a un servicio de inventario puede acceder a los beneficios antes mencionados si el servicio que se presta es de calidad, es por eso que recomendamos nuestro servicio de gestión documental, ya que este se realiza bajo estrictos parámetros de calidad, siguiendo las normas establecidas al pie de la letra y con completa seguridad.
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