Al hablar de normas de archivo, se hace referencia básicamente a esas reglas que funcionan como herramienta para la organización adecuada de documentos y papeles de gran importancia y que deseamos mantener en el tiempo, facilitando así el trabajo del equipo que tiene acceso a él.
Estas herramientas suelen hacer más fácil el trabajo de búsqueda documental, pero también genera mayor calidad en las labores, ya que ayuda a disminuir el tiempo del proceso de búsqueda documental gracias a que los procedimientos se unifican debido a que todos aplican la misma normativa.
Los beneficios de la normatividad archivística residen en esencia en la simplificación de las labores, además, los trabajos serán tratados de mejor manera y se disminuye la posibilidad de pérdida de información importante; siendo en la actualidad algo muy aplicado por los organismos normalizadores como el ISO, la CIA, CEN y más.
¿Cuál es la normatividad archivística en Colombia?
En el caso colombiano, toda la gestión relacionada con los archivos se regula por medio del Archivo general de la Nación, pero, la gestión documental se rige por las siguientes normas:
Norma Técnica Colombiana NTC ISO 15489 sobre Gestión de Archivos Electrónicos: la cual se emplea en archivos digitales, estableciendo recomendaciones y requisitos en torno al desarrollo y el mantenimiento de los archivos electrónicos.
Política Nacional de Archivos: hace alusión al conjunto de normas sobre la archivo y documentación.
Norma Colombiana NTC ISO/IEC 27001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información: norma que regula la forma en la que se maneja la seguridad de la información digital.
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015: establece al órgano encargado de aplicar la política de los archivos de la nación.
Circular 0001 del 31 de marzo de 2020: es un reemplazo de la norma que la antecede.
Acuerdo 0040 del 30 de abril de 2019: establece modificaciones en cuanto al decreto del año 2015, el número 1080.
Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos: como su nombre lo indica se encarga de regular las normas generales destinadas tanto al sector privado como a la administración pública.
Complementa esta información en: Reglamento general de archivos: Conservación de documentos
¿Qué ocurre con el archivo inactivo?
Por inactivo se entiende que es ese tipo de archivo que se encuentra dentro de la clasificación “por la frecuencia de su uso”, que en este caso, como bien su nombre lo indica; es aquel que no es usado con mucha frecuencia porque ya no tiene un valor muy elevado, entonces quedan archivados porque quizá disponen de información relevante a nivel histórico, político o incluso documental, por lo que eliminarlo podría generar inconvenientes a largo plazo.
Generalmente, se dispone de un tiempo estimado en el cual estos archivos inactivos pierden total vigencia, por ende, en la archivística y gestión documental, carecen de relevancia y son desechados, pero siempre bajo el correcto tratamiento de este tipo de documentos y archivos en general.
Además, es el Acuerdo 46 de 2000 de Colombia, el que en su artículo 1, estipula cuáles son los mecanismos para el desecho adecuado y responsable.
La inactividad resulta en muchas ocasiones como un estado “temporal” y no absoluto, por ello se resguardan, se almacenan y se conservan como mínimo hasta el tiempo estipulado por la ley.
Esta conservación igualmente se hace conforme a la organización general de los archivos, con un orden estimado, para su correcto tratamiento.
Recomendamos: ¿Cómo hacer un manual de gestión documental y de procedimientos?
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