A muchos gerentes les ha pasado que necesitan corroborar un dato importante en un documento y tanto a él, como a sus colabores, se les pasa el tiempo revisando entre carpetas, papeles e incluso cajas, sin encontrar eso que necesita. Seguramente se preguntaron si existe un modo más eficiente para ubicar dicha información… sí: se conoce como gestión de documentos digitales.
Este mecanismo abarca el diagnóstico y la asesoría de archivo, que juegan un papel preponderante en todo lo relacionado con la gestión documental, especialmente porque mediante estas acciones es posible poner en marcha un plan de gestión documental en tu empresa que te dará las herramientas estratégicas para organizar y proteger los archivos.
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¿Te interesa saber más? Pues sigue leyendo y descubre de qué se trata, cómo funciona y cuáles son los beneficios que podrá darle a tu organización la asesoría técnica en la gestión documental.
¿Qué es una asesoría de archivo?
Es una metodología organizacional que busca orientar a las empresas para que entiendan lo vital que es contar con un sistema eficiente de revisión, categorización y validación de sus archivos tanto físicos como electrónicos, abordando aspectos como la seguridad de la información y la regulación de los documentos.
De manera integral, ayuda a resolver las inquietudes sobre cada aspecto que rige el manejo de la información, debido a que esta es justamente el pilar fundamental de cualquier organización, empresa o negocio.
Además, mediante la asesoría de archivo es posible cumplir con las normativas y legislaciones gubernamentales sobre la manipulación de los procesos archivísticos, entre otras responsabilidades; por lo que es de suma importancia que sea efectuada por un personal calificado, con el apoyo de herramientas de vanguardia que garantizará una ejecución segura y eficiente.
Beneficios de las asesorías de archivo
El correcto manejo de documentos e información supone un impacto positivo en las empresas, permitiendo que se optimicen sus funciones, reflejándose en su productividad y rentabilidad.
Por lo tanto, la asesoría de archivos forma una cadena de beneficios, entre los cuales podemos destacar:
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Permite ejecutar un diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental, adaptado a cada necesidad
Como es sabido, no todas las organizaciones tienen las mismas necesidades, ni toda la información ni los documentos pueden ser tratados del mismo modo. Por ello, dentro del plan de gestión documental se efectúa una revisión personalizada de la empresa para formular un conjunto de estrategias unificadas que serán el punto de partida para mejorarla.
De esta manera funciona el diseño para el sistema de gestión de archivos, analizando los casos a escala independiente.
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Impulsa los mejores parámetros para la organización documental
La razón de ser de la gestión documental es ayudar a categorizar de manera detallada los archivos y documentos de una empresa.
Por eso, es vital la verificación exhaustiva y el análisis de cada uno, para delinear su destino, el cambio de formato o cómo archivarlo. Esto ayuda a agilizar los procesos, dándole oportunidad de maximizar la eficiencia de la empresa.
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Permite simplificar las tareas elevando el rendimiento de todos los actores
Gracias a la automatización de los procesos documentales se abre paso a una forma muy práctica y cómoda de crear, archivar y efectuar búsquedas de información, disminuyendo así los márgenes de errores.
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Supone un ahorro importante en diversos aspectos
Al invertir en la asesoría de archivo y en el sistema de gestión de documentos, el cliente tiene la oportunidad de ahorrar en múltiples aspectos, entre ellos destaca el tiempo, espacio, así como en costes varios, que involucra papelería, personal adicional, entre otros.
Con una correcta gestión documental es posible categorizar la información destruyendo el material que no tiene vigencia, digitalizando lo más relevante, archivando solo lo necesario y finalmente generando matrices eficaces para futuras ubicaciones y revisión de la información.
¿Qué hace un gestor documental?
Se refiere a la persona o programa que se encarga de ejecutar las funciones definidas dentro del ámbito de la gestión documental. No obstante, este papel es desempañado con herramientas computarizadas, por razones que son fundamentales como la precisión, la organización y el ahorro tanto en materiales, esfuerzos y tiempo.
El gestor documental se concibe a través de software especializados, encargados de administrar todo tipo de documentación, que puede ir desde las nóminas y los expedientes de los empleados, hasta las facturas de los clientes. En este caso se trata del reemplazo perfecto para los gigantescos y polvorientos archivadores.
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Gestor documental funciones
- Su función primordial para cualquier empresa u organización es servir como un repositorio o base de datos central, en dónde las mismas podrán ubicar todos sus documentos y archivos, pero en formato enteramente digitalizado.
- Se trata de una oficina sin papeles que facilita el acceso a cualquier archivo desde diversos dispositivos, logrando gestionar los permisos de acuerdo a las jerarquías. Además, permite ahorrar hasta un 70% del tiempo, así como del espacio y recursos.
- Aporta mayor seguridad a sus documentos y datos sensibles, reduciendo notablemente el riesgo de pérdida de información.
- Ofrece la posibilidad de compartir la información en tiempo real tanto con el equipo de colaboradores, al igual que con los clientes; ayudando a optimizar las funciones laborales y por ende la eficiencia.
- Promueve la reducción del impacto ambiental al eliminar el uso de papel.
Ahora que ya conoces cómo la asesoría de archivo puede impulsar tu organización desde sus cimientos, en Advanz Logistics ponemos en las manos de tu organización una solución robusta e intuitiva, respaldada por nuestro equipo de especialistas.
Podrás administrar de manera inteligente toda la documentación y datos vitales, así que no dudes más y contáctanos para brindarte la asesoría que se amolde a tus necesidades.
