Debido a su naturaleza y al estar constantemente expuestos a factores de alteración, los documentos pueden sufrir variaciones en la composición física que pueden afectar su funcionalidad, poniendo en riesgo la información contenida.
Por ello, es fundamental aplicar políticas eficaces de conservación de documentos, tanto oficiales, confidenciales, como privados; las cuales están diseñadas para dictar los cuidados preventivos, los plazos de almacenamiento, así como el manejo y su posterior destrucción.
¿Qué es la conservación de documentos?
La conservación y custodia de documentos consiste en la implementación de un conjunto de medidas preventivas y/o correctivas, destinadas a asegurar el buen estado físico y funcional de la documentación archivada dentro de una empresa u organización.
Este proceso debe ser planificado para llevarse a cabo a través de una metodología técnico-archivística, que procura conservar la integridad física, tanto de los soportes, como del contenido textual presente en cada uno.
Además, este procedimiento se desenvuelve en tres fases, las cuales incluyen la preservación, conservación y la restauración (en caso de que sea necesario intervenir un documento expuesto al daño), por esto, es necesario hacer énfasis en aplicar adecuadamente los reglamentos, para garantizar especialmente los primeros pasos.
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Tipos de conservación de documentos
Dentro del proceso global de la conservación de documentos, se encuentran dos tipologías, que permiten comprender mejor la forma en que debe establecerse la reglamentación:
Conservación preventiva
Está principalmente enfocada en la prevención del deterioro de los documentos e inicia durante la construcción o adecuación del inmueble. Es decir, que el área donde van a permanecer los documentos cuente con una adecuada distribución y orientación de los espacios, así como una correcta selección del mobiliario.
Durante la organización e implementación de medidas, es conveniente consultar las pautas establecidas por los organismos competentes tanto nacionales como internacionales, los cuales dictaminan las características que deben tener los repositorios a utilizar en el depósito de archivo.
Preservación de la información
Mantener el contenido informativo de los documentos valiosos es uno de los objetivos fundamentales que enmarca el plan de conservación de archivos. Se materializa a través de métodos de reproducción como el fotocopiado y la digitalización de documentos, que permite un copiado más eficaz con una imagen de excelente calidad, siendo esta la más conveniente, por su practicidad para evitar el uso de espacio físico adicional.
Acuerdo 049 de 2000
El AGN o Archivo General de la Nación, es la institución encargada de establecer las normativas, dar lineamientos y otorgar las recomendaciones generales en materia de archivo, que deben ser aplicadas por las entidades públicas en el país conforme a la Ley General de Archivos.
Por ese motivo, ha emitido diferentes acuerdos en el contexto de la conservación documental, como el acuerdo 049 de 2000, que reglamenta los aspectos esenciales para el bodegaje y almacenamiento de documentos.
Dicho acuerdo contempla, entre otras cosas, la definición de normas técnicas en las que se hace referencia a la aplicación de las buenas prácticas de la conservación y preservación de documentos de cada organización y los parámetros que deben cumplir las empresas de gestión documental en los Depósitos de archivo,Con respecto a lo anterior, los aspectos principales a tener en cuenta, ya sea un particular o la empresa de archivo son:
Condiciones generales de la edificación
- La estructura debe ser estable, con capacidad para albergar el archivo acumulado y prever su incremento, estar ubicada en un área o terreno que no presente riesgo de humedad o que sea vulnerable a eventos de inundación.
Además, debe estar alejada de industrias que generen contaminantes y de zonas en conflictos bélicos.
- Dentro del espacio estructural, se contempla el uso de estanterías de al menos 2.20 metros de alto, y al mismo tiempo, las placas y pisos tengan las dimensiones acordes para tolerar una carga mínima de 1200 k/mt2.
Así mismo, los materiales de construcción, como el de acabados y revestimiento, deben ser de baja flamabilidad, con elevada resistencia mecánica a la abrasión y al desgaste.
- Con relación a la capacidad de almacenamiento, la bodega de archivo debe ser dimensionada para permitir que los operarios puedan manipular y transportar la documentación de manera fácil, eficiente y segura.
Así como también, tener la adecuada climatización e iluminación que garantice la conservación documental.
De igual forma, esta debe poder adaptarse al crecimiento documental, en concordancia con los parámetros establecidos durante los procesos de valoración, retención y documental.
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- En cuanto a la distribución, las áreas para custodiar la documentación, deben poseer elementos de aislamiento y control, que garanticen totalmente su seguridad.
Mientras que la zona para efectuar la labor archivística, de consulta u otros, estará fuera del rango del almacenamiento, por cuestiones de seguridad y por las regulaciones en materia de ambiente laboral.
Características de las estanterías y contenedores
- El diseño debe ser acorde a las dimensiones de las unidades que va a contener, evitando aristas o bordes que provoquen daños a los documentos. Pueden estar construidos con materiales resistentes y estables como láminas sólidas de metal, con tratamiento anticorrosivo y cubierta horneada químicamente.
- Deben estar distribuidas de manera que emplee eficientemente el espacio del local, evitando ir recostadas sobre los muros, dejando un espacio mínimo de 20 cm entre ambos.
Debe ofrecer un espacio mínimo de circulación entre módulos, de 70 cm y de hasta 120 cm para el corredor central.
- Con respecto al prototipo de mobiliario, este debe seleccionarse de acuerdo las características de los archivos que va a contener.
Entre ellos se encuentran:
- Mobiliario para obras de gran formato, como las gavetas para planos.
- Los archivadores verticales que se utilizan mayormente en las oficinas.
- Los mobiliarios especializados para documentos en otros formatos, como los del tipo analógico, que incluye las cintas fonográficas, de video, rollos cinematográficos,
- Los archivos digitales suelen estar en CD, USB, memorias externas, etc.
- Los contenedores o sistemas de embalaje están diseñados para proteger primariamente los acervos y prolongar su conservación.
Como se puede ver, mantener una política de conservación de documentos es esencial para garantizar un flujo de trabajo eficiente y evitar riesgos legales. Por ello, en Advanz Logistics contamos con el mejor equipo para gestionar profesionalmente la conservación documental de tu empresa, entre otros servicios. No dudes en contactarnos.
