Es posible que algunas empresas no conozcan el servicio de gestión documental, o decidan no contratar una empresa experta en este servicio, es por eso que es importante conocer los problemas que conlleva una mala gestión documental en las empresas.
Es importante tener en cuenta qué es gestión documental y la definición del concepto, ya que se habla de producción, trámite y organización de los documentos que se generan dentro de una empresa, que pueden ser valiosos o ser necesitados en un futuro, es por eso que es importante contar con un sistema de automatización o una gestión efectiva de los archivos, una mala gestión documental puede generar:
Poco control sobre los procesos empresariales
La información es vital para conocer cómo se llevan a cabo ciertos procesos internos dentro de la empresa, con poca organización de los documentos, la continuación de los procesos, comienzo de nuevos y la auditoría de estos es pobre e ineficiente.
Dificultad para acceder a los datos cuando se necesitan
Existen casos en los que las empresas necesitan una información valiosa para realizar una estrategia, comenzar un nuevo proyecto o reaccionar frente a un problema o continuar con un proyecto en pausa, la mala gestión de los documentos sin duda retrasa o deja un vacío en el desarrollo de las actividades antes mencionadas ya que los documentos no aparecen o son de difícil acceso.
Pérdida de información
No contar con un sistema de gestión documental efectivo y la búsqueda de datos de forma urgente, puede ocasionar que la información necesaria pase desapercibida o sea confundida con información no relevante que no tiene un ciclo de vida largo y se deseche.
Se generan actividades extra
Pueden existir reprocesos, o creación de nuevos procesos basados solamente en la búsqueda de archivos que, con una estrategia de gestión, serían fáciles de encontrar.
Añadido a lo anterior, cabe la posibilidad de que se impriman documentos ya existentes y se genere más desorden.
Te puede interesar: ¿Qué es y cómo hacer una tabla de retención documental?
Uso innecesario de espacio
La buena gestión documental conlleva a la organización de los archivos, para una mejor manipulación, pues por lo general, la creación de múltiples documentos puede significar una acumulación en espacios no destinados para archivar los documentos.
Fallas en la comunicación interna
La información clara hace parte de una buena comunicación, los retrocesos y falta de información pueden significar conflictos entre los miembros del equipo de trabajo ya que se crean fallas en la coordinación, el trabajo transversal se pierde y cada departamento de la empresa empieza a trabajar de forma individual.
Procesos más lentos y largos
Sin la información organizada es fácil que exista un retraso en los procesos que se realizan dentro de la empresa, especialmente si la empresa pertenece al área de servicio al cliente, demoras en la respuesta a otros miembros del equipo de trabajo, proveedores y clientes puede dar una mala imagen, y una ilusión de un mal servicio.
Capacidad de análisis reducida
Si los funcionarios no cuentan con la información necesaria, al momento de evaluar los procesos internos, comenzar un proyecto nuevo o reanudar uno ya existente, la capacidad de análisis es reducida, y las decisiones tomadas alrededor del proceso pueden no ser acertadas o tener una visión general de la empresa distorsionada.
Datos importantes comprometidos
Debido al almacenamiento errático de los documentos, cabe la posibilidad de que se pierda información sensible, y que personas no autorizadas o ajenas a la empresa tengan acceso a la información, la gestión documental asegura la correcta custodia de los documentos.
Beneficios de implementar sistemas de gestión documental
- Ahorro de tiempo y costos
- Prestación de servicios y atención mejorada
- Mejora el ambiente laboral, ya que los procesos se vuelven más dinámicos
- Aumenta el espacio físico de las instalaciones.
- Mejora la productividad de tu equipo
La importancia de la gestión documental puede pasar por alto para algunas empresas, pero si se tienen en cuenta los problemas que trae no tener una estrategia de gestión documental o un sistema de gestión correcto, la gestión documental y su revisión periódica se vuelve algo vital para las empresas que velan por la productividad y la buena imágen.
Con empresas de logística como Advanz, puedes asegurar las mejores prácticas de gestión documental, un diagnóstico preciso de la situación de tu empresas y sistemas de gestión efectivos que se apegan a las normas nacionales.
Te recomendamos: Políticas de gestión documental: Normas principales.
