La confidencialidad es uno de los factores que más deben importar dentro de las empresas, no solo por el manejo de datos personales, sino también porque debió al avance de la tecnología y el mundo globalizado en el que vivimos, la competencia es cada vez mayor y aunque son más las herramientas y oportunidades existentes, así mismo lo son los riesgos y los desafíos. Por esta razón, gestionar la seguridad de los datos, procesos e información de su empresa, será un factor clave para evitar la pérdida, manipulación o fraude de información valiosa.
Por lo tanto, invertir en herramientas y procesos como la gestión, organización y diagnóstico documental o la asesoría, custodia y digitalización de documentos para mejorar la seguridad de empresas tanto públicas como privadas.
¿Qué es la seguridad de la información?
Cuando se habla de seguridad de la información, se hace referencia a todas las herramientas, acciones y estrategias que se enfocan en controlar la privacidad de la información de una empresa, con el fin de mantenerla en las manos correctas, apoyándose también de herramientas digitales que aseguren el ingreso a la información, únicamente a personas y usuarios que cuenten con la autorización requerida.
Si bien la información puede clasificarse en: sensible, crítica y valiosa, sabemos que toda debe estar lo mas alejada posible de vulnerabilidades que puedan poner en riesgo a la institución a la que pertenece y evitando todo tipo de eventos y acciones que puedan perjudicar a la empresa. Según la Ley General de Archivos, en Colombia ¨ La Ley 594 es la primera norma que establece de forma obligatoria para las entidades nacionales e instituciones privadas que produzcan documentación de carácter público, las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. ¨
Por esta razón, la seguridad de la información y la gestión archivística, no solo funcionan como una herramienta de organización y distribución de información, sino que además, es obligatorio contar con un sistema de codificación y conservación de datos y documentos, manteniendo la información organizada y disponible para el servicio al ciudadano.
Para lograr gestionar y garantizar un proceso de seguridad de la información, es necesario considerar ciertos elementos que harán de este proceso el más conveniente durante cada paso que quiera dar su empresa. Los principales elementos que deben considerarse son:
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Confidencialidad:
Como lo mencionamos anteriormente, una completa confidencialidad es el principal objetivo, esto con el fin de evitar que se filtre la información y así mismo que personas ajenas a la institución puedan tener acceso o utilizarla para fines desconocidos.
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Integridad:
Una vez asegurada la confidencialidad de la información, es más fácil garantizar su integridad, esto quiere decir, que se puede garantizar en gran medida que toda la información presentada en los documentos que han sido guardados, es completamente verídica, ya que debido a la seguridad proporcionada no ha sido manipulada, más que por las personas que tienen un acceso a ella.
De esta manera, la información con la que se estará trabajando en futuros trabajos, será la correcta, garantizando así mismo que no se están generando procesos bajo información errónea o contextos equivocados.
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Disponibilidad:
Si bien es importante la seguridad de la información, también es importante comprender que si la información está siendo protegida, es porque es necesaria tanto para la integridad de la empresa, como para los procesos que se van desarrollando; es por esta razón que además de mantener la información protegida, también debe encontrase disponible para todas las personas que hacen parte de la empresa, tanto para conocerla como para utilizarla en los diferentes procesos que se vayan desarrollando.
Por esta razón, además de la gestión documental, la digitalización de documentos se ha convertido en una de las opciones más utilizadas ya que cumple tanto con las medidas de seguridad necesarias, como con la facilidad de ser accesible para todas las personas que lo requieran desde cualquier lugar en el que se encuentren.
Los documentos electrónicos mejorarán tanto la conservación como la seguridad y manejo de la información, permitiendo que todos los que hacen parte del equipo puedan acceder a ella en el momento que lo necesiten y además tomar decisiones con una mayor rapidez. Además, el acceso es selectivo, asegurando que quienes tengan acceso, sean las personas adecuadas.
Por otro lado, al tener múltiples documentos de papel, su seguridad y cuidado se ven garantizados si el acceso a ellos está protegido y restringido; sin embargo, mantener esta gestión archivística puede ser sumamente complicado, no solo por su organización, sino también por el espacio que ocupan, además, al ser necesarios en algunos casos durante procesos de la empresa, la falta de organización y gestión, podrían llegar a disminuir el rendimiento en el trabajo, dificultando la toma de decisiones en las empresas.
Para esto, Advanz Logistics ofrece una herramienta ideal para evitar este tipo de problemas, nos encargamos de crear estrategias de Gestión Documental orientadas al manejo, conservación y gestión de la información y específicamente de los documentos de tu empresa, todo esto bajo actividades como: la organización, preservación y almacenamiento tanto de la documentación física como electrónica. De esta manera se logrará una integridad de la información de las organizaciones, no solo bajo las políticas de la empresa, sino bajo la legalidad vigente del país; además, se evitan los peligros tanto de la información de su empresa como de sus clientes, evitando que se pierdan o manipulen.
En definitiva, cuando se habla de seguridad, no nos referimos únicamente al exterior, la mejor manera de garantizar la seguridad es internamente, contando con controles de acceso, que si bien determinan quienes pueden acceder a la información, también determinan las acciones que pueden llevar a cabo con esta, entre más se definan estos controles de acceso desde un inicio, mayor será la garantía de seguridad.
Seguimiento de documentos
Además de contar con las herramientas y análisis necesarios desde el inicio, una correcta seguridad de la información debe contar con un seguimiento a los documentos que se quieren proteger y así mismo documentar cada uno de los movimientos y auditorías que se realicen acerca de las operaciones realizadas en cada uno de los documentos, de las personas que han accedido a ellos y los posibles cambios que fueron realizados; de esta manera, será mucho más fácil la organización en el momento y la gestión en el futuro.
Este seguimiento es fundamental para conocer el estado de las diferentes estrategias y prácticas de la gestión documental. Gracias a este diagnóstico, es posible identificar en qué pueden estar fallando o beneficiando los diferentes procesos que se están llevando a cabo durante el desarrollo de una empresa; es muy importante encontrar y analizar estas posibles falencias archivísticas en su empresa, ya que, de no ser así, esta puede estar cayendo en gastos innecesarios y en pérdida de tiempo, empleado en actividades que pueden no estar siendo de valor para su empresa y el cumplimiento de sus objetivos.
En definitiva, la seguridad de la información se ha vuelto indispensable para las empresas, sus proyectos y estrategias hoy en día. Por esta razón, existen organizaciones como Advanz Logistics, creadas originalmente bajo esta necesidad y exclusivamente para brindar seguridad y organización en todo tipo de gestión documental, brindando diferentes, herramientas, estrategias y mecanismos que brindan un mayor control, seguridad y acompañamiento en cada proceso.
