En Advanz Logistics ayudamos a su entidad, diseñando y levantando las herramientas que se requieren para un correcto desarrollo documental, como lo son:
- TRD – Tablas de Retención Documental
- TVD – Tablas de Valoración Documental
- PGD – Programa de Gestión Documental
- CCD – Cuadro de Clasificación Documental
- PINAR – Plan Institucional de Archivos
De esta forma garantizamos la conservación de los documentos, obtenemos información relevante y evitamos fugas de información.
En el siguiente artículo te contaremos todo lo que debes saber sobre Tablas de Retención Documental.
¿Qué es una tabla de retención documental?
Una Tabla de Retención Documental TRD, es el listado de series y subseries correspondientes a diferentes tipos de documentos, en esta lista se debe asignar tiempos de permanencia de cada ciclo vital. Es decir, que son un instrumento que ayudan a establecer cuáles son los documentos que pertenecen a una entidad, definen la necesidad de contar con estos y la función que cumplen.
Importancia de las tablas de retención documental
Una TRD es importante en una entidad, ya que facilita la recuperación de información, así mismo el control y acceso a los documentos, regula la transferencia de estos, establece unos parámetros para disponer de los documentos sin perjudicar proceso y por último, racionaliza la producción de documentos.
¿Cómo hacer una tabla de retención documental?
El procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental, es desarrollado por el Archivo General de la Nación en 7 pasos:
1. Identificación y descripción de series y subseries documentales
Para identificar series y subseries documentales se toman tres aspectos:
- Estructura orgánica de la entidad.
- Funciones de las dependencias.
- Procesos administrativos.
Un punto a favor que facilita este proceso es un banco terminológico de series y subseries creado por el Archivo General de la Nación, el cual ayuda a identificar y crear una denominación adecuada.
Nota: Cada entidad principal publica en su propio sitio web sus Tablas de Retención Documental en formatos abiertos de modo que otras entidades que pertenezcan al mismo sector puedan utilizar los datos y adaptarlos a sus contextos administrativos y legales.
2. Definición de series y subseries documentales
Luego de identificar y denominar series y subseries documentales, estas se deben definir. Para ello, se debe tener en cuenta que estas establezcan 4 factores:
- Tipo de actividad.
- Nombre de la serie o subserie.
- Descripción de las funciones o actividades que corresponden a cada documento.
- Tiempo de retención.
3. Estructura de las Tablas de Retención Documental
Para conformar correctamente un TRD se debe seguir una estructura orgánica y funcional de la entidad y a su vez las siguientes 5 indicaciones:
- Las entidades públicas pueden agregar una columna adicional para indicar los procesos de determinadas series o subseries, es decir, pueden generar una TRD secundaria. Sin embargo, los archivos de la entidad se deben ordenar siguiendo una procedencia orgánica.
- Las entidades pueden hacer uso de herramientas informáticas para generar sus TRD, en este caso las Tablas de Retención Documental se obtendrán como un reporte del sistema. Cabe aclarar que, esas tablas deben garantizar que los datos no pueden ser modificados o manipulados, para que de esta forma la información suministrada sea evidencia legal de procesos de verificación.
- Las TRD pueden tener columnas y datos adicionales si la entidad lo requiere para usos internos, con el fin de facilitar procesos de gestión documental. Pero, para hacer el reporte de las TRD al registro único de series documentales (RUSD), las Tablas de Retención se deben ajustar al formato autorizado para el Registro único de Series Documentales.
- Para facilitar la aplicación de políticas de preservación de documentos digitalmente, se debe gestionar las TRD en formatos electrónicos como pdf, xls, docx, rar, jpg, cvs y demás.
- Para aplicar las TRD con flexibilidad, se pueden hacer variaciones de la misma de acuerdo con las necesidades de la entidad, claro está, se debe mantener siempre la estructura de series y subseries.
4. Reporte de las TRD al RUSD
El Registro Único de Series Documentales (RUSD) solicita a las entidades un reporte de las TRD, esto se realiza a través de un sistema de trámites y para ello, se deben registrar y obtener un usuario en el Archivo General de la Nación. Dicho reporte debe:
- Ser remitido en formatos electrónicos, para cumplir con la directiva de Cero Papel, así que no aceptan tablas en formato impreso o en medios digitales como CD, DVD o USB.
- Presentar autorización escrita del AGN, si la entidad requiere exceptuar el cumplimiento de esta obligación.
- Asegurarle a la entidad una certificación de que ha cumplido con las normas establecidas por el AGN.
5. Criterios de valoración
Es importante que las entidades públicas y privadas conserven permanentemente su formato original de series y subseries, a su vez deben conservar las siguientes categorías de documentos:
- Actas de comités decisorios y consultivos.
- Documentos relativos a procesos de reorganización administrativa.
- Actos administrativos de carácter dispositivo como resoluciones, acuerdos, decretos y más.
- Documentos que describan los planes, programas y proyectos de la entidad Manuales de funciones y procedimientos.
- Estudios técnicos (incluyendo aquellos elaborados como productos de contratos estatales, asesorías y consultorías).
- Contratos y convenios internacionales.
- Informes (de gestión, técnicos, científicos entre otros tipos) presentados a autoridades administrativas, organismos de control, cuerpos colegiados (consejos y juntas directivas).
- Conceptos técnicos, peritajes y dictámenes.
- Series documentales que den cuenta de procesos intelectuales realizados por sus autores (tales como estudios, estadísticas, análisis y proyecciones, informes de investigaciones, análisis de encuestas entre otros).
- Series que permitan explicar fenómenos de tipo social, político, legal, económico, histórico entre otros análisis.
- Tratados, contratos y convenios con organismos internacionales.
- Documentos de marcas y patentes.
- Diseños y sus documentos de soporte.
- Series resultantes de procesos de muestreo estadístico (selección archivística).
6. Tiempo de retención y disposición final
Para asignar los tiempos de retención se deben registrar en años para las series de conservación temporal, para las de conservación permanente se debe utilizar la convención CT o CP.
Además de ello, se deben seguir los siguientes 5 lineamientos:
- No es recomendable asignar más de 5 períodos de retención.
- Se pueden omitir las columnas que indican el tiempo de conservación, podrán consignar en una sola columna en plazo total.
- Se debe incluir un anexo que explique de forma detallada los criterios de valoración aplicados en la definición de los tiempos de retención de las series y subseries documentales.
- Las TRD pueden indicar políticas de retención.
- Para la información electrónica almacenada en sistemas de información, se debe indicar en las TRD la periodicidad establecida para realizar su transferencia a otros sistemas de almacenamiento.
7. Aprobación y firma de la TRD
Las Tablas de Retención Documental deben ser aprobadas por el Comité de Desarrollo Administrativo, sin esta aprobación la TRD no tendrá valor legal.
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