Desde su producción o recepción dentro de una oficina, los diferentes tipos de archivo documental deben pasar por distintas fases hasta determinar si han de ser conservados temporalmente, para posteriormente ser eliminados, o si por el contrario, serán transferidos a algún archivo permanente.
Para facilitar estos procesos es que han sido diseñadas las tablas de retención documental, pues justamente estas representan cada una de esas fases de documentación, y se presentan como una solución mucho más óptima para las instituciones que deben contar con ellas.
A continuación le explicaremos más detalladamente qué es tabla de retención documental, algunos de sus beneficios y formatos con los que cuentan.
¿Qué es la tabla de retención documental?
La tabla de retención documental de una empresa es una herramienta de tipo administrativa que se presenta en forma de listado, y cuenta con series y subseries que se clasifican según el tipo de documento que contenga.
Una vez clasificados, este tipo de documentos serán producidos o recibidos por alguna organización administrativa u otro tipo de entidad, cuya función sea de esa clase.
Así es como las tablas de retención documental de las organizaciones o entidades reciben un tiempo de retención en cada una de sus fases de archivo y gestión documental.
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Fases de gestión documental
Gestión de los archivos
Abarca toda el área de la documentación, que de manera constante debe utilizarse para realizar consultas administrativas por parte de cualquier sector que la requiera. Lo que se busca con esta fase es poder brindar una respuesta o solución satisfactoria a quien realice la consulta del archivo y documento.
Central de archivos
En esta fase se encuentran reunidos por grupos todos los documentos que han sido transferidos por la fase uno (gestión de archivos); con el fin de facilitar la consulta de los documentos. Generalmente dichas consultas no se realizan frecuentemente. Sin embargo, siguen siendo importantes, pues continúan teniendo vigencia y son útiles para ser consultadas por la propia empresa o entidades externas.
Archivo histórico
Como es natural, en esta última fase son transferidos desde la central de archivos todos los documentos que han de ser conservados permanentemente.
Todo esto hace que las tablas de retención documental sean una herramienta de archivística esencial.
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Beneficios de la TRD
Las TRD, más que un compromiso y obligación por parte de las instituciones, se presentan como una oportunidad para optimizar algunos procesos dentro de las mismas.
Algunos de sus beneficios son:
Facilitar el manejo de la información
Debido a las fases archivísticas por las que pasan los documentos, las TRD permiten que el acceso a dichos documentos sea mucho más efectivo y rápido, lo cual se traduce en un servicio más optimizado y por lo tanto, más eficiente para las personas que necesiten consultarlos.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
La aplicación de esta herramienta permite a las empresas evitar que sean acumulados documentos que resultan innecesarios, los cuales terminarán deteriorándose o perdiéndose.
Lo ideal con la implementación de las TRD es que se registre un control a través del tiempo de retención que se les haya asignado. De esta manera, se pueden considerar a dichas tablas como grandes instrumentos archivísticos para la gestión documental, que garantizan tanto la selección, como la conservación de los documentos de mayor importancia y los de uso secundario.
Facilitan el flujo documental
Cada una de las fases de transferencia de los documentos permiten que los mismos sean manejados de forma integral, logrando que las áreas y procesos que estas involucran, logren un manejo equilibrado de los documentos, haciendo que se lleve a cabo de manera fluida.
Optimizan los procesos en las funciones administrativas
Esto gracias a que la TRD permite identificar todos aquellos documentos cuyo carácter valorativo es primario o secundario para la organización, lo cual refleja la importancia que tienen para la entidad, para que puedan conservarse o eliminarse en la gestión de archivos.
Formato de tabla de retención documental
Las tablas de retención documental cuentan con una estandarización en sus formatos, debido a las normas y criterios archivísticos emitidos por el archivo general de la Nación.
En términos generales, el formato de tabla de retención documental debe incluir los siguientes elementos:
Entidad Productora: Donde debe ubicarse el logotipo y los datos de la empresa o institución que se encuentran establecidos en las tablas.
Código: La codificación debe ser la que se encuentre en el último organigrama, el cual debe estar vigente, a fin de poder identificar tanto las secciones como las subsecciones documentales de la empresa.
Serie documental: Registro documental de las actividades determinadas y continuas que se realizan en una organización.
Subserie Documental: Constituye la subdivisión de la serie documental. Está compuesta por un grupo de unidades de documentos, los cuales reflejan las actividades administrativas asociadas a la serie documental.
Retención de la gestión de archivos: Estima el tiempo que deja de resguardar la serie documental, la cual debe reflejar los años que exponga la TRD en dicho archivo.
Retención de archivo central: Señala el tiempo en el que han de conservarse la serie documental dentro del archivo central.
Cómo ha podido observar a lo largo del artículo, son de suma importancia las tablas de retención documental para las distintas organizaciones, por el orden y optimización de procesos dentro de una empresa.
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