En la mayoría de las empresas es muy común encontrarse con empleados tratando de localizar algún documento bajo una pila de carpetas o en interminables archivos digitales, y en muchos casos no es suficiente hallarlos, ya que lo más importante de él es la información que contiene.
Es ahí cuando se necesita una estrategia como la gestión documental, que es capaz de facilitar la información requerida, ya sea para fines operativos, funcionales, estratégicos, transaccionales, predictivos o estadísticos, sin limitarse al formato de dicho contenido, (cifras, textos, audios, imágenes o videos), para así aprovechar todas sus ventajas, ahorrándole tiempo y dinero a la empresa.
Como es sabido, la gestión de documentos está diseñada a partir de un conglomerado de normativas técnicas y prácticas que se aplican para administrar toda la documentación que se genera en una organización (recibidos y creados), asegurando su conservación y facilitando su manipulación.
Para conocer los puntos claves de su importancia y sus tipos, quédate en este artículo y lee hasta el final.
Importancia de la gestión documental
La búsqueda y consulta de documentos, así como sus datos relevantes, es una práctica común dentro de cualquier institución, empresa, organización o negocio, y la mayor parte del tiempo puede resultar compleja cuando existen innumerables archivos almacenados y no se cuenta con un proceso eficiente de gestión documental.
Por lo tanto, la importancia de la gestión documental, se debe a la practicidad que esta le aporta al trabajo diario de los colaboradores, debido a que permite buscar y consultar la información de manera rápida y precisa, eliminando las antiguas costumbres de examinar manualmente.
Otro punto destacable es que, al contar con un sistema de administración de archivos digitales, es posible maximizar el uso compartido de documentos entre las personas interesadas y que tengan un acceso autorizado a estos, a través de distintos dispositivos, garantizando completamente su seguridad.
Así mismo, la correcta organización y disposición de la información corporativa es el punto de partida para edificar una base de datos que sea el medio para desarrollar análisis del tipo comparativos, predictivos, entre otros.
En sí, la gestión documental y archivo busca optimizar todo lo relacionado con el manejo de la información valiosa de cualquier firma, garantizando el máximo ahorro de espacio, tiempo, y dinero, contribuyendo además en el incremento de los niveles de eficiencia, productividad y rentabilidad.
Tipos de gestión documental
Antes de elegir un sistema de gestión documental es vital asegurarse de que está pensado para cubrir el conjunto de requisitos propios de la empresa.
Por ejemplo, algunos sectores como finanzas o sanidad son regulados debido al manejo de registros sensibles, por lo que existen algunas medidas estrictas sobre dónde y cómo recopilar y accederse a los archivos.
Conoce las normas de gestión documental vigentes en Colombia
Otro caso son las empresas de fabricación o las de logística, que requieren más bien un mecanismo de trabajo, que les permita automatizar todo lo que engloba el proceso de facturación. Pero en general, la mayoría maneja los mismos tipos o etapas principales, entre ellas destacan:
Digitalización de documentos
Esta acción es fundamental para evitar pérdidas y deterioro de los archivos y materiales físicos, tales como documentos, libros, imágenes, diapositivas, entre otros.
Además, evita la acumulación de grandes cantidades de archivos, que consumen espacio vital dentro de una organización y que genera grandes costos operativos.
El proceso de digitalización de documentos debe estar previamente planificado, ya que cada archivo requiere ser clasificado de forma jerárquica en función de algunas características establecidas, independientemente de sus orígenes, del tipo de soporte o su destino.
Al digitalizar el material en cualquiera de los sistemas de administración de documentos, este permitirá al usuario acceder a él cuando lo requiera de la forma más rápida, organizada y eficiente, sin tener que desempolvar viejos archivos y perder tiempo valioso.
Depuración documental
Se trata de un procedimiento archivístico que tiene como función principal depurar aquellos archivos y documentos, que luego de pasar por un proceso de valoración, se dictamina que ha cumplido su tiempo de retención, y son considerados irrelevantes perdiendo su vigencia dentro de la empresa.
Con la depuración documental se fomenta la digitalización y conversión de formato, liberando espacio tanto de almacenamientos físico, así como en la nube; ayudando a priorizar aquellos documentos importantes para la organización, mantener el control categorizado y la actualización de la información existente, así como a reducir costes de administración.
Valoración documental
La valoración documental es una fase del tratamiento de archivo que analiza los valores de los documentos para luego decidir si estos deben transferirse hacia los registros históricos o si, por el contrario, es necesario conservar parcialmente o eliminar de manera definitiva; por lo que en cuyo caso es necesario implementar las técnicas de selección, teniendo en consideración el ciclo vital de los documentos.
Preservación y seguridad documental
Su principal objetivo es resguardar correctamente los archivos a largo plazo, tomando algunas medidas con base en la estabilidad tecnológica, física, y de protección documental de manera integral.
Es aplicable para todo tipo de documentos y archivos digitales y/o físicos, implementando la asignación de responsabilidades, hermanada con una infraestructura tecnológica apropiada, así como la formulación de condiciones para el correcto manejo y aprovisionamiento de soportes en físico.
Relacionado con este tema: Importancia del control de versiones en la gestión documental
Disposición final documental
Una vez agotado el plazo de conservación establecido para cualquier documento, se aplica la disposición de acuerdo a lo previsto en la agenda de preservación (conservación permanente, transferencia hacia otro sistema archivístico “digitalización”, y/o eliminación).
Destrucción documental
Cuando finaliza todo el proceso de transformación de archivos y documentos hacia el sistema de digitalización y automatización, el siguiente paso de la gestión documental consiste en la destrucción de documentación certificada, a través de una serie de mecanismos que involucran el uso, la retirada y sustitución de contenedores que garantizan la correcta eliminación de la información confidencial.
Te puede interesar: Depuración documental para el cuidado del medio ambiente
En conclusión, la gestión documental es sumamente importante para cualquier sector, ya que simplifica los procesos, ahorra tiempo, mejora la productividad y la rentabilidad corporativa.
Si estás buscando optimizar tus procesos administrativos, en Advanz Logistic contamos con un equipo calificado en los servicios de gestión documental. Contáctanos para asesorarte.
