¿Cómo hacer un manual de gestión documental y de procedimientos?

El propósito de un manual de gestión documental es proporcionar claridad al nuevo personal sobre cómo la organización determina el flujo y el procesamiento de los documentos.

Detallan las responsabilidades y los niveles de autoridad de los miembros del personal y de las divisiones que participan en el tratamiento de los documentos. Estas normas son aplicables en toda la organización, tanto si están afiliadas a otras organizaciones como a otros departamentos de nuestra propia organización. 

Primero entendamos la gestión documental

La gestión de documentos se define como el proceso de manejar los documentos de manera eficiente.

Esta es una parte fundamental de las operaciones empresariales, sin una gestión documental eficaz, los archivos pueden perderse o extraviarse fácilmente. Esto puede dificultar considerablemente la productividad de la empresa y frustrar a los empleados.

Por lo que, ayuda a aliviar estos problemas almacenando los documentos en una ubicación central, donde son más fáciles de localizar y controlar. Y organizar los procesos para aumentar la productividad.

A continuación, conocerás los manuales que un proceso de gestión documental requiere implementar para garantizar su correcto funcionamiento y mejorar la obtención de resultados.

Manual de gestión documental

¿Qué es un manual de gestión documental?

Un manual de gestión documental es el documento que orienta las actividades y procedimientos enfocados en la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de una empresa.

Independientemente del tamaño o el alcance de la organización, es necesario que exista un procedimiento para gestionar los documentos.

Los procedimientos de gestión de documentos son acordados por una organización y pueden estar escritos en el manual de políticas y procedimientos de gestión de documentos. La política de gestión de documentos debe mantener a todos los empleados al tanto de lo que se espera de ellos cuando se trata de manejar información confidencial.

¿Qué debe tener un manual de gestión documental?

Para integrar esta herramienta archivística se deben tener en cuenta los elementos que la conforman y estos son:

1. Introducción y aspectos generales.
   1. Antecedentes del archivo general de la empresa.
   2. La misión y visión de la gestión documental a nivel interno.
   3. Política del departamento de archivo general de la empresa.
   4. Estructura o ubicación de la oficina de archivo general.
   5. Funciones de la oficina de archivo general.
2. Fundamentos legales.
3. Glosario de conceptos que sirven para dar alcance y comprensión de términos.
4. Definición e importancia del manual de gestión documental de una empresa.
5. Criterios para la producción documental.
6. Procedimiento de correspondencia.
   1. Procedimiento de correspondencia interna y externa.
   2. Procedimiento de correspondencia por correo electrónico.
   3. Procedimiento de correspondencia de carácter personal.
   4. Distribución de documentos: Interna y externa.
   5. Criterios de empaque y embalaje.
7. Trámite de documentos.
8. Organización de los documentos.
9. Procesos archivísticos.
   1. Identificación de documentos.
   2. Valoración documental.
   3. Clasificación documental.
   4. Tablas de retención documental – TRD.
   5. Ordenación documental.
   6. Descripción documental.
   7. Criterios para la organización de archivos de gestión.
   8. Criterios para las transferencias documentales.
   9. Criterios para la organización de archivos general.
   10. Criterios para la organización de fondos acumulados (situaciones irregulares).
   11. Consulta de documentos según los lineamientos de custodia documental.
10. Responsabilidad especial y obligaciones de los trabajadores, indicando prohibiciones y sanciones.
11. Sistema de conservación preventiva de documentos.
12. Lineamientos de la disposición final de los documentos.
    1. Utilización de tecnologías y softwares de gestión documental.
13. Anexos.

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Manual de Procedimientos de gestión documental

¿Qué es un manual de procedimientos de gestión documental?

Un manual de procedimientos es un documento que establece las normas y lineamientos para ejecutar diferentes procesos documentales, permitiéndole a las empresas guiar sus procesos, estrategias y flujos de trabajo, esto con el fin de obtener mejores resultados.

¿Por qué necesitamos un manual de procedimientos de gestión documental?

Para que una empresa trabaje de forma eficiente, necesita tener todos sus procesos y políticas por escrito, para que cada empleado sepa qué debe hacer en cada situación.

¿Qué debe tener un manual de procedimientos?

1. Título.
2. Marco normativo.
3. Objetivo del documento.
4. Revisiones y responsables.
5. Descripción de procesos.
6. Diagrama de flujo.
7. Glosario de términos.

Importancia de un manual de gestión documental

Cuando una empresa empieza a implantar procedimientos de gestión de documentos en toda la organización, permite a los empleados trabajar de forma más inteligente.

Por lo que, unos buenos sistemas y procedimientos pueden ahorrar mucho tiempo y ser esenciales para la gestión de documentos en una organización. Una vez que se establece el procedimiento correcto para un área determinada de la organización, permite estandarizar este proceso y la documentación.

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