Dentro de las políticas de archivos establecidas en el Archivo General de la Nación se encuentra la política de gestión documental.
Política de gestión documental
La gestión documental en Colombia debe seguir un conjunto de directrices y normas para que la gestión de documentos físicos y electrónicos se guíe por unos estándares para el tratamiento correcto de la información.
¿Cuáles son las normas de gestión documental vigentes en Colombia?
Las políticas de gestión documental vigentes se encuentran en el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012. Sin embargo, la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) es la política fundamental que regula la administración de los archivos en Colombia.
Dicha ley de archivo establece una metodología general para la creación, el uso, el mantenimiento, la retención, el acceso y la preservación de la información. Además, determina la correcta gestión y coordinación de las diferentes áreas relacionadas con la gestión documental, como lo son las áreas de archivo, de planeación, de tecnología e inclusive de producción.
¿Cuáles son las 5 principales normas de gestión documental?
1. Seguir un proceso del programa de gestión documental
Dicho proceso es desarrollado en la ley 594 de 2000 de la siguiente forma:
2. Se debe hacer uso de los instrumentos archivísticos
Esto se hace para llevar unos lineamientos de medición y actualizar constantemente la gestión documental en todos los niveles de la entidad, estos instrumentos son:
- Cuadro de clasificación documental (CCD)
- Tablas de Retención Documental (TRD)
- Tablas de Valoración Documental (TVD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Plan Institucional de Archivos (PINAR)
- Inventario Documental.
- Mapa de procesos y flujos documentales en el ámbito de procedimientos.
- Banco terminológico.
- Modelo de requisitos para documentos electrónicos.
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3. Seguir una estructura de los documentos
Para ello, las condiciones para diseñar y producir documentos tanto internos como externos son:
- El formato de preservación debe ser en PDF, siguiendo el estándar PDF/A.
- El soporte del documento debe ser impreso en papel Bond o puede ser un soporte electrónico en formato PDF/A.
- El medio puede ser físico y/o electrónico (digital).
- Para las técnicas de impresión se debe imprimir en láser e inyección, lo recomendable es usar cartuchos originales.
- Las tintas empleadas debes poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no deben presentar modificación de color y no deben transmitir acidez al soporte.
- No se deben utilizar micropuntas o esferos con tinta húmeda, ya que son solubles al agua y tienden a esparcirse, perdiendo su coloración en poco tiempo, además pueden perder legibilidad.
- La calidad del papel que se debe utilizar es con gramaje entre 75 y 90 g/m2, este debe ser exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 y debe estar libre de ácido.
- Las características mínimas de documentos de archivo aplicable al SGD son: Contenido estable, equivalente funcional, forma documental fija y vínculo archivístico.
4. Seguir instrucciones de diligenciamiento
Esto aplica para formatos, formas y formularios, los lineamientos establecidos son:
- Para documentos impresos: Escriba únicamente con tinta de color negro y en letra imprenta, evite hacer tachones o enmendaduras, las fechas deben ser diligenciadas en números arábigos es decir: dd/mm/aaa y por último, diligencia cada uno de los campos establecidos, no dejar espacios en blanco.
- Para documentos electrónicos: Use la fuente ARIAL, diligencie cada uno de los campos establecidos, sin dejar espacios en blanco y las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa
5. Se debe controlar y aprobar la producción documental
Los lineamientos para la forma de producción y de ingreso de los documentos, son:
Control de las versiones de documentos
- En los expedientes se debe archivar la versión final de cada documento.
- El área de producción debe garantizar que los documentos que se encuentran en los expedientes son definitivos.
- Toda la producción documental debe estar registrada en las Tablas de Retención Documental, el inventario documental por proceso y el control de documentos.
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Aprobación de documentos
- La producción de registros se deben realizar en los formatos diseñados por el SIG.
- Para la generación de nuevos documentos, formularios o formas, es necesario diligenciar por parte del área solicitante la “Solicitud de Control de Cambios”
Este es un formato en el que se deben dar respuestas a algunas preguntas como:
¿Por qué se crea el documento? ¿Es físico o electrónico? ¿Quién produce el documento? ¿El documento está registrado en la TRD (Tabla de Retención Documental)? Y otras preguntas relacionadas.
Nota: Para los documentos que no estén identificados en las TRD, se debe diseñar una mesa técnica entre el grupo de gestión documental y la dependencia, esto con el objetivo de incluir la información.
Reproducción de documentos
- Las fotocopias que se hagan de los documentos deben ser a blanco y negro.
- En lo posible, las copias deben ser manejadas digitalmente, esto para cuidar el medio ambiente y reducir el uso de papel.
- Se deben hacer impresiones a doble cara, claro está hay excepciones.
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